Presentatiemythe 23: Uw tekst voorlezen garandeert dat u álles vertelt en uw boodschap duidelijk overdraagt

Voor deze mythe laten we de speeches en toespraken even terzijde waar ieder woord een juridische of andere ‘politieke’ waarde heeft.
Waar het hier omgaat, is de zakelijke presentatie of de presentatie tijdens seminars en congressen.

  • Welke risico’s loopt u wanneer u uw verhaal opleest?
  • Welke risico’s loopt u sowieso wanneer u een tekst, geschreven door een ander, gebruikt?

Wat de luisteraar meeneemt
Eén ding is duidelijk: de luisteraar neemt slechts een fractie mee van wat u vertelt.

Of u saai of boeiend bent, hij trekt een eenvoudige conclusie terwijl hij luistert — en deze eenduidige en enkelvoudige conclusie vormt de ‘boodschap’ van het verhaal.
Met enig geluk klopt deze boodschap met wat ú wilde!

Wanneer u saai bent en de luisteraar zich verveelt, heeft u minder kans dat hij een voor u gunstige conclusie trekt.
Het is dus zaak dat u alles inzet om uw luisteraar optimaal te boeien en te betrekken bij uw verhaal!

Inhoud of boodschap
Het ligt aan u of u alles wilt proberen te vertellen, of dat u zich eerder wilt beperken tot één aspect van het hele verhaal.
U weet nu dat de luisteraar niet alles meeneemt, dus wat heeft het voor zin om dát te proberen te vertellen? Bent u zó onzeker van uw zaak?

Wanneer u de boodschap als rode draad van uw verhaal neemt, en als toetssteen gebruikt voor wat u vertelt, dan kunt u lekker praten rondom die duidelijke boodschap.
Belangrijk:

Wat u weglaat, weet ú alléén!

En: de luisteraar krijgt alleen wat u hem geeft, en wanneer u het geeft!

Deze zijn twee belangrijke geruststellingen voor iedere spreker.

Het leesproces
Overweeg wat er gebeurt wanneer u een tekst voorleest. Uw aandacht gaat naar het papier.
U heeft geen contact met de luisteraars en u krijgt geen feedback op uw presentatiegedrag.
U heeft een tekst die in — laten we maar hopen! — correct Nederlands (of Engels…) staat, maar het is wel een geschreven tekst.
De zinnen zijn waarschijnlijk zelfs langer dan in spreektaal en misschien neigt de woordkeuze naar het formele.

Mythe 23: "Voorlezen"Het communicatieproces
Bij het werkelijk communiceren gaat het om méér dan alleen maar de woorden.
Hoewel de taal enigszins duidelijk en verstaanbaar dient te zijn, is er meer nodig om in contact te komen met de luisteraars.

Oogcontact is bijvoorbeeld belangrijk, wat vrij moeilijk gaat wanneer een (onervaren) spreker z’n tekst opleest vanaf het papier.

Een bepaalde dynamiek — zoals gebaren en beweging — is zeker op z’n plaats, wat lastig is wanneer u vanachter een lessenaar van papier leest.
Veel sprekers beginnen plechtig te klinken bij het voorlezen, terwijl juist de dynamiek van een opgewekte stem een krachtig middel is om de aandacht te houden en de luisteraar te betrekken.

Tot slot, wanneer u vlot voor de vuist weg praat, krijgen uw zinnen meestal een andere wending dan wanneer u ze eerst zou opschrijven.
Ook bepaalde haperingen (nee, géén ‘uh’!) en herhalingen binnen de zin zijn kenmerkend voor een ‘spreekverhaal’ — en ook belangrijk om te laten merken dat u niet opleest.

Flexibiliteit
Wanneer u uw verhaal van tevoren perfect uitgeschreven heeft om daarna op te lezen, waar is de ruimte voor spontaniteit? Voor interactie met de luisteraars? Voor het kiezen van een andere wending?
Met zo’n tekst maakt u het moeilijk om flexibel te zijn.

De schrijver en filosoof Arthur Koestler zei ooit:

De ervaren spreker maakt een samenzweerder van zijn luisteraar.

De interactie die u aangaat met uw luisteraar is een van de sleutels voor zijn betrokkenheid, en voor die spontaniteit moet u flexibel kunnen zijn.

Oplezen, een kunst, een kunde
Stel u krijgt een opleesverhaal voorbereid door een ander.
Het kan u overkomen!
Lees hier enkele van de vele tips om u snel te helpen zo’n tekst beter te hanteren:

  • Draai de tekst uit in een groter lettertype (14 punts is meestal adequaat).
  • Laat verder iedere nieuwe zin op een nieuwe regel beginnen.
  • Stel een brede linkermarge in.
  • Zet de uitvulfunctie uit en gebruik ‘links uitgelijnd’.
  • Breng marges boven van zo’n 2-3 cm aan.
  • Voeg witruimte (= extra witregels) toe tussen alinea’s of onderwerpen.

Met de uitdraai voor u, gebruikt u een pen om een dikke verticale streep te plaatsen tussen de ‘onderdelen’ van iedere zin.
Zoals in de vorige zin bij de komma en na het woord ‘plaatsen’.
Uw taak als lezer is om iedere keer alleen de woorden tot aan zo’n streep (of punt, vraagteken, uitroepteken) uit te spreken terwijl u naar de zaal kijkt.
U ademt uit, ademt in, pakt de volgende groep woorden en spreekt ze uit met oogcontact.
Zo komt u vrij natuurlijk over.

Gebruik de bovenmarge om met de hand het paginanummer te zetten.
In de ondermarge schrijft u de eerste paar woorden van de volgende pagina.
En de brede linkermarge kunt u gebruiken voor additionele aantekeningen of veranderingen, en om de papieren vast te houden.

Vaardig in contact
Zoals u ziet, is het gebruiken van een vaste tekst wat complexer dan u misschien dacht.
Zo lang u ruimte heeft om in contact te komen met uw luisteraars qua verpakking én inhoud, bent u aardig op weg.
Of u nog meer leert over hoe het nóg beter kan, is nu aan ú!

 

Volgende maand

Mythe 24: De inhoud is veel belangrijker dan de verpakking

, , , , , , , , , ,

2 reacties op Presentatiemythe 23: Uw tekst voorlezen garandeert dat u álles vertelt en uw boodschap duidelijk overdraagt

  1. Madelon Revermann 2 mei 2016 op 10:14 #

    Dank je wel weer, David, voor je heldere adviezen.

    • David Bloch 5 mei 2016 op 13:00 #

      Zoals je weet, Madelon, ondersteun ik graag alles wat bijdraagt aan ‘effectiever’ communiceren!

Laat een reactie achter op Madelon Revermann Klik hier om het beantwoorden te annuleren.

Een site van WebZenz.