Presentatiemythe 2: De luisteraars horen, begrijpen en onthouden alles wat u zegt

U herkent hem vast: de spreker die steeds doordraaft, steeds meer vertelt en steeds meer nieuwe teksten projecteert.
Kunt ú hem volgen?

WaarBored manschijnlijk bent u ook een van de vele luisteraars die afhaken, die wachten ongeduldig totdat deze spreker klaar is en u een kopje koffie kunt gaan halen.
Of misschien krijgt u kromme tenen en u zit op een gunstige plek zodat u snel de zaal kunt verlaten.

Omdat ik door de aard van mijn werk zo veel ‘lezingen’ meemaak (die mij vervelen) en zo weinig ‘presentaties’ (die mijn aandacht trekken) zorg ik ervoor dat ik alt¡jd op een stoel bij een gangpad zit.
Zo kan ik makkelijker vertrekken en ik neem de congresmap mee.
Ik lees het betreffende stuk door in enkele minuten om zo op de hoogte te komen van waar deze spreker een halfuur over doet!

Het gevaar van ABC
Traditioneel bereiden vele sprekers hun ‘lezingen’ voor alsof het een boek is.
Een logische opeenvolging van feiten en informatie die helemaal klopt – voor een stuk dat een lezer voor zichzelf leest.
Maar hier hebben we het over de mondelinge communicatie, van de mond van de spreker (met zijn ondersteunende (!) lichaamstaal) naar de oren van een luisteraar.

De luisteraar wil zich betrokken voelen bij wat de spreker vertelt, maar al te vaak staat de spreker op een afstand (zowel letterlijk als figuurlijk) zijn verhaal uit te spreken zonder contact met de luisteraar.
Het wordt dus een oefening in spreken tegen (veelal saai) een ‘publiek’ of ‘zaal’ of ‘gehoor’ in plaats van mét (potentieel boeiend) een groep ‘luisteraars’.

Sprekers verantwoordelijkheid
Iedere spreker heeft de taak om zijn informatie ‘verteerbaar’ te maken voor de luisteraar, zijn ‘afnemer’.
Dat weinigen dat doen, is een andere zaak.

Het aangaan van een soort gesprek met de luisteraar is een belangrijk onderdeel van deze taak.
Dat houdt in het veelvuldig gebruik van ‘u’ of ‘jullie’ (geen onpersoonlijke ‘mensen’ of ‘men’), het stellen van vragen (gesloten en retorische), het gebruik van anekdotes en metaforen, het steeds betrekken van de luisteraar met behulp van uitdrukkingen als:
“U kunt zich voorstellen dat…”
“U weet vast uit eigen ervaring…”
“Als verkoopleider, heeft u geregeld te maken met…”

Het is vooral het inbouwen van herhaling en het bespreken van onderwerpen vanuit verschillende invalshoeken dat van belang is bij het verteerbaar maken van informatie.

Herhaling
Stel u vertelt over de invoering van een nieuw computersysteem.
U kunt ‘van ABC tot en met Z’ uw verhaal vertellen.

Maar misschien is het interessanter om langer stil te staan bij A of B omwille van de verschillende luisteraars die in de zaal zitten, met verschillende functies, verschillende kennisniveaus en verschillende luistertempo’s.
Bijvoorbeeld, het systeem gezien vanuit het standpunt van de voortschrijdende techniek (leuk voor de techneuten).
Het systeem gezien vanuit het standpunt van efficiëntie (interessant voor de kwaliteitsmanager en de ‘financial controller’); of vanuit het standpunt van invoering en inpassing op operationeel niveau (belangrijk voor de systeembeheerder en de ‘office manager’).

Zo bouwt u functionele herhaling in zonder in herhaling te vallen!

Ruis en filters
Iedereen luistert voor zichzelf, vanuit zijn eigen belangen en behoeften.
Uit de vorige alinea zal het u duidelijk zijn dat het hoofd financiën beter luistert wanneer u over kosten, kostenbesparing, leasing en dergelijke onderwerpen spreekt.
De systeembeheerder is minder geïnteresseerd in zulke zaken maar hij spitst zijn oren onmiddellijk wanneer u het over systeemintegratie, software, hardware en randapparatuur heeft.

Besef dat ieders specifieke belangen zowel een positieve als een negatieve filter voor uw informatie vormen.

Verder zijn er filters op taalkundig niveau, waarbij we drieScrabble basisgroepen kunnen onderscheiden: de visueel, auditief en kinesthetisch ingestelden.

Degenen die in visuele termen praten gebruiken termen zoals ‘ik zie wat u bedoelt’, ‘help me om er een duidelijk beeld van te krijgen’, of ‘wat is uw visie op…?’

De auditief ingestelden krijgen nauwelijks innerlijke visuele beelden, maar kikken op geluid, op woorden, op tekst. Voor hem is het nuttig om te zeggen: ‘u kunt meer lezen over ABC in de uitgebreide hand-out’, ‘ik hoor wat u zegt…’, ‘luister naar dit voorbeeld’.

De laatste groep is die van de kinesthetisch ingestelden. Dat zijn degenen die óf gevoelsmatig zijn (‘ik krijg er een goed gevoel van’, ‘u kunt de vele mogelijkheden proeven‘, ‘heerlijk om zo samen te werken aan dit project!’) óf conceptueel (‘heeft u nu een beter idee van hoe het werkt?’, ‘begrijpt u de implicaties voor uw afdeling?’, ‘besef wat dit doet voor de efficiëntie!’).

Verder zijn er allerlei verschillen, zoals in spreektempo (snelpraters of traagpraters), volume (hard of zacht spreken) en intonatie (de een luistert beter naar een vlakke stem, de ander naar een stem met meer afwisseling).

Weten wat úw primaire taalstijl is, vormt de basis voor het vergroten van uw communicatieflexibiliteit.

Bij de les blijven
Eén ding is zeker: niemand blijft 100% van de tijd bij de les. Als u mediteert, dan weet u hoe moeilijk het is om los te komen van de eigen gedachtenstroom – en u oefent hiermee! Voor anderen geldt de norm: u luistert, uw gedachten krijgen een prikkel en… wég bent u!

De spreker en alles om u heen verdwijnt even in de achtergrond… totdat u terugkomt in het moment. Dan heeft u iets van het verhaal gemist.

En wanneer u als spreker verzuimt rekening met dit menselijke gedrag te houden dan bent ú de klos.

Conclusies?
Er zijn sprekers die veel boodschappen en veel conclusies willen achterlaten.
Dat zou ideaal zijn, maar de realiteit is anders.
Uiteindelijk neemt de luisteraar maar één conclusie – één boodschap – mee.

Dat is het antwoord op de simpele vraag: “Waar ging het over?” of “Wat heeft u eraan gehad?”

Wanneer u zich als spreker concentreert op het eenduidig en ondubbelzinnig overdragen en achterlaten van een eenvoudige en enkelvoudige boodschap, dan maakt u het zowel voor uzelf als voor de luisteraar makkelijker.

De keuze voor herhaling en eenvoud is dus aan ú!

 

Volgende maand

Mythe 3: Uw gehoor is homogeen

 

, , , , , ,

Nog geen reacties.

Geef een reactie

Een site van WebZenz.