Presentatiemythe 18: Het is belangrijk om alles wat u weet over het onderwerp te vertellen

Wat een prachtige mythe, en wat zal het de arme spreker kosten om dat ‘alles’ te vertellen in de korte tijd die hij beschikbaar heeft!
Met wat meer inzicht maakt hij z’n eigen leven makkelijker, met het voordeel dat de luisteraar wakker blijft.

Wat te vertellenSpeakers
Er zijn velen die nog steeds geloven dat presenteren synoniem is met ‘informeren’: “Vandaag wil ik vertellen hoe…, vandaag ga ik u informeren over…”

Duidelijk is gebleken dat leren op deze manier slecht gaat, en dat als het om leren gaat, er veel betere manieren zijn, zoals in eigen tijd en eigen tempo studeren, of zelf ervaren.
In het bedrijfsleven is dit zeker het geval waar het gaat om actie en de stappen die nodig zijn om specifieke doelen te bereiken.

Er is dus méér nodig dan alleen ‘informatie om de informatie’. Verrassend genoeg blijkt dat ‘gegevensverstrekking géén communicatie is’.
Uw taak is om de luisteraar te motiveren (hij wil graag actie ondernemen) en te entertainen (hij vindt het leuk om naar u te luisteren).

Informeren
Een belangrijk aspect is dat niemand alles meeneemt wat u zegt.
Behalve degenen die getraind zijn in het letterlijk alles onthouden.
Bent u zo iemand? Verwacht u redelijkerwijze dat u zulke luisteraars heeft?

Wat de luisteraar meeneemt, is een eenduidige en eenvoudige ‘boodschap’.
Hij hoort uw verhaal en hij trekt een conclusie die als antwoord fungeert op vragen als “Waar ging het over?” of “Wat heeft u eraan gehad?”
Deze boodschap kunt u gebruiken als rode draad van uw presentatie en als toetssteen voor uw keuze van details.

Is het u ooit opgevallen dat het lezen van uw vakliteratuur makkelijk gaat omdat u zoveel (her)kent?
Leer hiervan en zorg in úw presentatie voor de nodige herkenbaarheden die als ‘verpakking’ dienen van uw ‘nieuwe’ feiten.

MotiverenMotivation
Uw luisteraar onderneemt actie omdat hij het wil, niet omdat u het wilt.
Uw taak is dan om hem — op cognitief niveau — voldoende redenen te geven om de stappen te nemen, en op emotioneel niveau, voldoende energie te overdragen zodat hij zich geënthousiasmeerd voelt om tot actie over te gaan.

Motiveren is dus synoniem met ‘enthousiasmeren’. Hoe doet u dat?
Ten eerste door te praten in zijn voordeel.
Om te laten zien dat u inzicht heeft in zijn wereld en zijn behoeften.
Laat zien dat u een oplossing biedt voor zijn ‘problemen’.

Als tweede punt is de ‘verpakking’ van uw informatie essentieel.
U kunt kiezen voor een boeiender taalgebruik: tegenwoordige tijd, actieve werkwoordsvormen, spreektaal (in plaats van deftige, afstandelijke, oubollige schrijftaal), eenvoudige zinsconstructies, korte zinnen, positieve zinswendingen, en géén afkortingen (c.q., etcetera) of ‘lege’ uitdrukkingen (het een en ander, ten behoeve van).

‘Verpakking’ is ook een bepaalde levendigheid in uw stem, vooral afwisseling in volume, intonatie en tempo.
Om u te helpen met deze nuttige variatie, gebruik korte zinnen, respecteer de interpunctie en bij de interpunctie ademt u uit voordat u verder gaat.

Tot slot spelen factoren als functionele gebaren, beweging (gebruik de beschikbare ruimte), houding, mimiek en zelfs gepaste kleding ook een rol bij motiveren.

EntertainenEntertain
Hoewel u misschien weinig voelt voor jongleren, een liedje zingen of een danspasje maken (wat sommige sprekers wél doen met groot succes), is er vast iets dat u bereid bent om te doen.
Zou u bijvoorbeeld op het scherm symbolen kunnen gebruiken in plaats van woorden?
Een geldbuidel of € in plaats van woorden als geld, budget, omzet, resultaat?
Als u dat te speels vindt, zijn misschien rake citaten uit uw vakpers op hun plaats.

Stel dat u van gedichten houdt; er zijn vast enkele regels die een waardevolle aanvulling zijn op het onderwerp dat u wilt bespreken.
En als dit ook allemaal te veel voor u is, zou u bereid zijn om enigszins ‘in gesprek’ te komen met uw luisteraars?
Immers, iedere keer dat u een vraag stelt, trekt u de aandacht.

Natuurlijk, u wilt geen risico lopen om controle te verliezen, dus wat vindt u van een vraag — positief geformuleerd — waarop het antwoord ‘ja’ is?
Een vinger in de lucht is prachtig, maar een hoofdknik of zelfs een zacht gemompel is al een reactie die binnen dit onderwerp past.

Voorbeeld: “En wie van u kan het met deze stelling eens zijn?”
U vraagt dit uiteraard wanneer u weet dat het min of meer een waarheid als een koe is.
Als u een ‘nee’-antwoord verwacht, draai de vraag om: “Dat deze stelling gewoon onzin is voor u en uw taakstelling, dat kunt u vast beamen. Toch?”
Bij dit soort vraag is het zaak dat u uw linkerhand optilt, u gebaart met de rechterhand naar de luisteraars toe en u rondkijkt en zachtjes meeknikt.

Begrijp dat ‘entertainen’ een heel breed begrip is dat alles omhelst waardoor de luisteraar zich op z’n gemak voelt en uw presentatie ‘leuk’ vindt.

Te veel is saai
Er is geen excuus voor een saaie presentatie — u kunt altijd nog wat leren om met nog meer effect uw informatie over te dragen en uw luisteraars te bereiken.
Denk ten slotte aan de woorden van Voltaire:

Iemand die alles weet is een expert, maar iemand die alles vertelt is een zeurpiet.

Bent u expert of zeur, die keuze is aan ú!

 

Volgende maand

Mythe 19: De handout bevat kopieën van al uw sheets

 

, , , , , , ,

2 reacties op Presentatiemythe 18: Het is belangrijk om alles wat u weet over het onderwerp te vertellen

  1. siemen 1 december 2015 op 23:30 #

    Dankjewel, David!
    Doordat ik me vaak in het begin van een workshop nog wat onzeker voel, begin ik te snel.
    Dat besef ik dan na 10 min of zo… dan adem ik twee keer diep, maak een paar grappen… en het stroomt!

    • David Bloch 2 december 2015 op 10:31 #

      Heerlijk dat je zo duidelijk reageert, Siemen. Dank je.
      Ja, het uitademen (door ontspannen kaken) is cruciaal – en wél met oogcontact.
      ‘Laat de grappen’ is mijn stellig advies. Kom tot de kern, de reden waarom de deelnemers aanwezig zijn.
      Dat is krachtiger, want functioneler én gericht op de luisteraars.

Geef een reactie

Een site van WebZenz.