Het 9e e-Gebod: Gij zult de ontvanger helpen uw bericht te lezen

Als u effectief wilt e-mailen en veel te vertellen heeft, overweeg om meer berichten te versturen.
Ieder bericht, met een ander onderwerp, krijgt een ander num­­mer in het onderwerpveld:

(1) Vergadering vrijdagKiezen hoe te mailen = bewustwording!

(2) Afspraak ivm reis naar klanten in Italië

Uw berichten zijn dan korter, en zo verhoogt u de kans dat ú niets mist en de ontvanger ook niet!

Door iedere nieuwe zin op een nieuwe regel te beginnen, verhoogt u de leesbaarheid en dus de aandacht voor de inhoud.
Let wel: de verpakking is de drager van de inhoud.
De afwisselende regellengte – te vergelijken met de zogenaamde ‘Engelse regelval’ ofwel ‘niet-uitgevulde tekst’ – is een continue visuele prikkel.
Vergelijk zo’n tekst met een groot blok ‘justified’ ofwel uitgelijnde tekst (de rechter- en linkermarges zijn recht en gelijk) en dan ziet u duidelijker hoe de afwisselende regellengte de leesbaarheid verhoogt.
Dit staat los van welke tekstvorm u ‘mooier’ vindt!

Om uw lezer verder te helpen, geef iedere alinea een korte, aantrekkelijke, prikkel­ende kopregel (ja, in vet en zonder verdere interpunctie behalve misschien ! of ?).
Let wel
er zijn schrijvers die de volgende kopregel gebruiken:

KOPREGEL:

Eenvoudig gezegd is dit ‘overdone’. Er zijn ook lezers die zo’n kopregel als een hyperlink zien en er op proberen te klikken!

Om uw communicatie nog effectiever te maken, behandel eerst de belangrijkste zaken.
Zij krijgen dan de meeste aandacht en hebben het voordeel dat ze meteen op het scherm verschijnen zonder de scroll-functie te hoeven gebruiken.

Als het om langere, meer complexe teksten met veel punten gaat, overweeg om een Word-document als bijlage te sturen.
Gebruik dan uw e-mail als begeleidend schrijven.


Volgende maand

Het 10e e-Gebod: Gij zult bewuster worden van het nut en de gevolgen van uw e-communicaties

, , , ,

2 reacties op Het 9e e-Gebod: Gij zult de ontvanger helpen uw bericht te lezen

  1. Wouter 1 april 2014 op 18:51 #

    Bedankt, David, voor de tip over de Engelse regelval!
    Het leest én schrijft een stuk prettiger zonder lappen tekst.

    Net als onderwerpen onderverdelen in aparte mails.
    Met zoveel ruimte tot de beschikking hoeft geen mail volgestopt te worden…

    • David 5 april 2014 op 13:01 #

      Feitelijk, Wouter, is de ‘Engelse regelval’ de naam van het effect in de rechtermarge wanneer de tekst links uitgevuld is (dus, zonder ‘uitlijnen’/’uitvullen’ ofwel op z’n Engels, ‘justify’).
      Jij maakt al gebruik van mijn tips, jij ziet er de voordelen van … maar velen staan er geen moment bij stil, laat staan dat ze bereid zijn hun gewoontegedrag aan te passen.
      Jij, met jouw openheid en flexibiliteit, behoort tot de groep die ‘winnaars’ heet!

Geef een reactie

Een site van WebZenz.