Het 8e e-Gebod: Gij zult alle onnodige inhoud schrappen

Er is een groot aantal e-mailers die het ‘normaal’ vinden uw aan hen verzonden foto’s, illustraties, moppen, complete teksten alsook een scherm-grote ‘disclaimer’ van uw bedrijf te sturen … allemaal samen met hun korte antwoord. Er zijn echter vele redenen om ver­standig te selecteren wat u met uw antwoord mee terugstuurt.

Cas, een relatie, belt en vraagt om informatie.Kiezen hoe te mailen = bewustwording!
Ook vraagt hij hoe het met me gaat.
We spreken af dat ik later op de dag een e-mail schrijf.
Inderdaad, later gaat een e-mail met de bevestiging van een aantal (zakelijke) afspraken én wat persoonlijke onderwerpen naar aanleiding van het persoonlijke onderdeel van het gesprek de deur uit.
In zijn reactie op mijn bericht laat Cas weten dat hij mijn bericht heeft door­gespeeld aan een collega die ons afgesproken (zakelijk) programma verder gaat uitwerken.
Heeft hij mijn bericht gesaneerd en alleen het zakelijke deel doorgestuurd?
Nee, het hele bericht heeft hij klakkeloos doorgestuurd …
Een les voor ons beiden …?

U heeft vrijwel zeker ooit een bericht gekregen met Fwd: Fwd: Fwd: in het onder­werpveld (sommige e-mailprogramma’s staan maar één Fwd: of Re: toe), en met een enorme lijst aan details in meer dan één ‘infoblok’ van en over mensen die u niet eens kent, en met tig verschillende ‘disclaimers’, ‘Einde doorverzonden bericht’-meldingen, een aantal ‘This message has been scanned for virusses’-meldingen door AVG, SPAMfighter of dergelijke en verschillende afrondende groeten en ‘signatures’ van onbekenden.

Is dit écht zo intelligent?

Er is heus veel te zeggen voor het opnemen van (een deel van) de ‘historie’ in sommige zakelijke e-mails … zoals de meest recente informatie om misschien wat tijd te besparen.
EN, er is een nog betere oplossing omdat belangrijke berichten moeten worden gearchiveerd volgens onderwerp (zaak), bedrijf of project.

De basisregel wanneer u een bericht beantwoordt, is om alle onnodige details en informatie te schrappen, vooral wanneer u vrijwel zeker weet dat de zender het originele bericht nog heeft – zoals wanneer u per omgaande beantwoordt.
Omdat het originele bericht gericht is aan uzelf, kunt u gerust de aanhef (‘Hoi, David!’, ‘Geachte heer Bloch’) schrappen.

Maak gebruik van het infoblok (de 4-6 regels onder de woorden ‘Oorspronkelijk bericht’) en schrap alles behalve een aantal sleutelwoorden in het tekstveld, en voeg eventueel [etc.] toe:

Bedankt voor je input voor het programma op 10 april … [etc.]

Zo kan de ontvanger direct identificeren over welk bericht het gaat en wáár het over gaat, namelijk úw reactie.
Als u specifiek wilt reageren op verschillende punten uit het bericht ontdekt u een van de voordelen van e-mail boven ‘gewone’ brieven.
Gebruik het tekstveld op deze manier:

➤ Voeg altijd 1-2 lege regels toe; zo verzekert u zich ervan dat wanneer uw antwoord ooit geprint wordt, er voldoende ruimte tussen het bericht zelf en het infoblok is.
➤ Gebruik geen aanhef zoals in een brief, maar neem de ontvangers naam op in uw openingszin en laat weten dat u uw reacties in de originele tekst tussenvoegt:

Dank je, Wim, voor je duidelijke input voor het programma voor vrijdag 10 april.

Zie verder […] hieronder:

  • Om er zeker van te zijn dat u op alle punten van Wim reageert, tik tweemaal ‘enter’ na ieder punt en plaats uw opmerking tussen […] of {…} of na >>.
  • Deze benadering zorgt ervoor dat u niets overslaat (tenzij bewust), u kunt alle onnodige tekst (van Wim) schrappen behalve sleutelwoorden en u kunt het letter­type, de lettergrootte en kleur gebruiken die standaard zijn in úw bedrijf.
  • Aan het einde (na het deleten van Wims afrondende groet) kunt u uw groet toevoegen samen met de te verwachten vervolgstappen en u plaatst uw digitale handtekening of voegt uw naam toe.
  • Als dit deel uit maakt van een reguliere uitwisseling is het absoluut onnodig om steeds geheel uw persoonlijk ‘contactinfoblok’ (‘signature’) mee te zenden.

Nog enkele punten ter overweging

  • Velen zijn dusdanig gewend om te reageren op e-mails door hun eigen ‘brief’ (hun eigen monoloog) te schrijven bovenaan het ontvangen bericht, dat er behoorlijke weerstand kan zijn om te experimenteren met deze hoogst efficiënte benadering.
  • Gebruikers staan erop de ‘historie’ steeds mee te zenden ondanks alle gebrek aan logica. Toch zouden ze nooit uw (papieren) brief mee terugsturen samen met hun (papieren) antwoord …
  • Verder zouden ze nooit hun antwoorden ‘knippen en plakken’ tussen de regels van een oorspronkelijke papieren brief. U zou kunnen overwegen deze functionaliteit te beschouwen als een specifiek voordeel van e-correspondentie, zodat de ‘historie’ onnodig wordt. Het is mogelijk dat gebruikers moeite hebben met het stilstaan bij een alternatief voor wat is inmiddels gewoontegedrag geworden; juist daardoor ervaren ze weerstand om iets nieuws te proberen al is het efficiënter en logischer.

 

Volgende maand

Het 9e e-Gebod: Gij zult de ontvanger helpen uw bericht te lezen


, , , ,

Nog geen reacties.

Geef een reactie

Een site van WebZenz.