Het 6e e-Gebod: Gij zult zinnig gebruik maken van bijlagen


Ondanks de paperclip-icon in de Inbox is het al te gemakkelijk om een bijlage over het hoofd te zien in de dagelijkse drukte en de toename van het aantal e-mails.
Daarom is het regel om altijd de bijlage te noemen in de hoofdtekst van de e-mail, en niet onder­aan de afrondende groet met de naam van de zender zoals gebruikelijk in een brief.Kiezen hoe te mailen = bewustwording!
Beschrijf enigszins waar de bijlage over gaat:

Zie de bijlage – kopie van de brief aan de RvB van [datum].

Dat werkt prima als de bijlage een herkenbare naam heeft (Brief RvB [datum] versie 3.doc), maar als het slechts een code is (brf-2876rvb.doc) dan is het raadzaam om de bestandsnaam specifiek te noemen:

Zie de bijlage brf-2876rvb.doc – kopie van de brief aan de RvB van [datum].

Formele documenten kunt u beter als beveiligde bestanden of pdf sturen. Een pdf heeft additionele voordelen:

  • Het is kleiner dan het originele bestand.
  • De leesbaarheid in de oorspronkelijke formattering wordt gewaarborgd: het pdf-format bewaart de originele vorm, zelfs al gebruikt u een lettertype dat ontbreekt in het tekstverwerkingsprogramma op de computer van de ontvanger. De lay-out (bladspiegel) blijft gehandhaafd. (Behalve – en dit blijft niettemin een probleem – wanneer u te maken heeft met het verschil tussen Amerikaanse ‘A4’ en die van alle andere landen.) Pdf heeft verder het voordeel dat het los staat van verandering in andere software – een prima voorbeeld is de ‘upgrade’ in Word van doc- naar docx-bestandstype.
  • Verborgen informatie: originele bestanden verbergen veranderingen in het bestand, opmerkingen tijdens proeflezen of commentaar van collega’s. Meestal wilt u deze verborgen houden, wat lukt met een pdf-versie. Precies om deze reden werd het uitwisselen van documenten bij de Britse Parlement verplicht in pdf-format.
  • Bij het uitwisselen van informatie kan een ander geen nieuwe versie maken van uw originele document. Wel kunnen digitale ‘Post-It’-opmerkingen toegevoegd worden.

Wanneer u een bijlage ontvangt die u dient aan te passen, zorg ervoor dat u het aangepaste document veilig wegschrijft (waar u het gemakkelijk kunt vinden!) en dat u dit document als bijlage aan uw antwoord toevoegt.
Waarschijnlijk heeft u al ontdekt dat het nuttig is om het document dat u gaat aanpassen alvast bij het opslaan te hernoemen, al is het alleen met het toevoegen van de voorletters van uw naam.

Bijlagen van e-mails worden weggeschreven door uw computer op ‘verborgen’ locaties.
Wanneer u een geopend document aanpast en alleen maar op ‘save’ klikt, is het vaak heel lastig om uw aangepaste versie opnieuw te vinden.
Wanneer u de (originele) bijlage opnieuw opent, is het precies dát: de originele bijlage … en al uw werk is verdwenen.

Zorg er bewust voor dat u de bijlage toevoegt (tip: toevoegen voor dat u het tekstveld van het bericht invult) om het naverzenden van een ‘oeps!’-bericht te voorkomen.

 

Volgende maand

Het 7e e-Gebod: Gij zult foto’s verzenden in een passende (digitale) grootte


, , , , ,

Nog geen reacties.

Geef een reactie

Een site van WebZenz.