Het 10e e-Gebod: Gij zult bewuster worden van het nut en de gevolgen van uw e-communicaties


De essentie van dit gebod betreft het vermijden van alles dat ‘standaard’ en ‘automatisch’ is.

Kiezen hoe te mailen = bewustwording!

Lettertype
Het is verrassend hoeveel e-mailers het Arial-lettertype gebruiken. Terwijl Verdana speciaal ontwikkeld werd voor Microsoft en, net als lettertypes zoals Tahoma, Shruti, Lucida en Calibri allemaal duidelijk leesbaarder zijn.
Velen gebruiken dan Arial in 11, 12 of 13 punten (lettergrootte) en zelfs vet om de letter leesbaarder te maken – in plaats van simpelweg het installeren van een ander default-lettertype.

Disclaimer
Is het u opgevallen dat steeds meer bedrijven en individuen het nodig vinden om een ‘disclaimer’ toe te voegen aan alle e-mails, zelfs al gaat het simpelweg om de beves­tiging van een lunchafspraak?
Meestal gebeurt deze toevoeging op het niveau van de systeembeheerder en het is helaas niet iets dat zomaar uitgezet kan worden, zelfs niet door de baas …

Een bekend internationaal accountancy- en consultancybedrijf had 4 regels in de plaatselijke taal en in het Engels. In 2008 werd dat aantal regels verhoogd tot 17 in beide talen!
Een branchecollega van dit bedrijf heeft voor zichzelf een elegante en eenvoudige oplossing gevonden met deze ene regel in het Engels:

This e‐mail and its attachments are subject to the disclaimer at www.[company name].com/disclaimer

Handtekening
Vergelijkbaar is het ‘handtekeningblok’: een of twee regels met afrondende groet en formaliteiten, een getikte of gescande handtekening, de functie, naam van bedrijf en alle contactdetails. Automatisch
toegevoegd aan alle berichten, zelfs aan geregelde correspondenten.

Ontvangstbevestiging
Een ander vaak misbruikte instelling is de ‘lees- of ontvangstbevestigi
ng’. Voor alles. Zelfs een internetmopje!
Misschien krijgt u meer bevestigingen door de ingebouwde bevestiging uit te zetten en deze woorden toe te voegen aan uw bericht:

Jan, wil je ajb de ontvangst bevestigen?

En zelfs dan biedt dit geen zekerheid. Geef toe, dat u ook ooit het automatische verzoek om een leesbevestiging heeft uitgezet …

Nadruk
Gebruik vet en cursief om belangrijke woorden in uw tekst te benadrukken.
Het simpele feit is dat door de dagelijkse drukte uw teksten in het algemeen minder aandacht bij de ont­vanger krijgen dan die ú eraan besteedt!
Een enkel blok tekst zonder benadrukking komt saaier over en krijgt dus minder aan­dacht.
Maak spaarzaam gebruik van HOOFDLETTERS voor berichten in platte tekst.

Cc
Er heerst een cultuur van het verzenden van cc’s aan ‘iedereen’ alsof het erom gaat te bewijzen hoe hard er gewerkt wordt.
Om zoveel berichten te ontvangen is voor nagenoeg iedereen belastend.
In bepaalde e-mailprogramma’s kunt u deze cc-berichten in een andere kleur laten verschijnen in uw inbox, of ze meteen doorsturen naar een aparte cc-inbox die een naaste buurman is van de afvalemmer!

Vooral als het privéberichten betreft of het doorsturen van internetmoppen, zie waar u de bcc-functie kunt gebruiken in plaats van cc of, nog erger, in het ‘aan’-veld.
Bcc beperkt het verspreiden van spam en heeft verder het grote voordeel van het beschermen van de privacy van uw correspondenten, laat staan de integriteit van uw adressenbestand.
Belangrijk: zelfs LinkedIn heeft een Bcc-veld!

Nuttig onderwerp
Nooit de automatisch ingevulde Re: noch Fwd: gebruiken.
Bedenk zelf een eigen tekst die de inhoud van het actuele bericht – uw reactie – beschrijft.
Probeer ook dit: begin de eerste zin van uw bericht in het onderwerpveld, dan ga verder in het tekstveld.
U zou verbaasd kunnen zijn hoe effectief en opvallend dit is.
‘Bedankt voor …’ of ‘Dank voor …’ is een bijzonder vriendelijke en aantrekkelijke manier om een bericht te beginnen:

Onderwerp: Bedankt voor je snelle reactie …

[twee lege regels in het tekstveld]

… die me enorm ondersteunt bij dit project, Jan!

Zie hier ook het ontwijken van ‘Beste’ of ‘Hallo’ of (steeds vaker) ‘Hoi’, het gebruik van vet voor de naam, en het uitroepteken.

Overweeg eens om meteen het kernonderwerp te noemen, gevolgd door de actie of secondair onderwerp:

Onderwerp: J&JP projectvoorstel: nodig voor de vergadering op [datum]

Wees persoonlijk
U doet zaken met mensen, niet met bedrijven. Wees dan consequent en schrijf aan een individu in plaats van aan zijn e-mailadres.
Toegegeven, dit is soms de eerste keer onmogelijk omdat u gebruik moet maken van een info@ …-adres of klantenservice@ …

Als u een eigen domein heeft, is het ook zaak om een info@…-adres te personal­iseren: marc@… of m.van.akkeren@… is zeker persoonlijker!
Het is verbazingwekkend hoeveel ‘eenpitters’ bij een onpersoonlijke info@-benaming blijven!

 

Tot slot …
Deze serie van 10 e-Geboden biedt u stof tot nadenken en veel mogelijkheden om bewuster en efficiënter gebruik te maken van e-mail.
Geniet ervan en doe er uw voordeel mee!

 

, , , ,

Nog geen reacties.

Geef een reactie

Een site van WebZenz.