E-mailfocus: help de lezer tot de kern te komen

Een volle Inbox is tegenwoordig meer regel dan uitzondering.
Voor velen, zoals verkopers, is het een continue uitdaging om door te dringen bij uw relatie.
Daarom deze tips om bij de ontvanger meteen aandacht te trekken voor úw bericht.

  1. Gebruik een originele invulling van het ‘Onderwerp’-veld.
    Waar het belangrijk is om een kernwoord te herhalen, doet u dat zónder Re: (dat overigens hetzelfde als ‘onderwerp’ betekent):

[Kernwoord]: volgende stap
>> [Kernwoord]: voorbereiding op vergadering

Ook het gebruik van aansprekende emoticons (als uw e-mailprogramma deze toelaat) in het ‘Onderwerp’-veld valt op en onderscheidt úw bericht van alle nietszeggende Re:-berichten.
Laat dit veld vooral een indicatie geven waarover het actuele bericht gaat in plaats van te refereren aan oude correspondentie.Focus
Ook kunt u dit veld als inleiding tot de ware inhoud van uw bericht gebruiken:

Dank je, Erwin…

[tekstveld]… voor je snelle reactie en aanvullende informatie!

Zo betrekt u meteen de ontvanger erbij en versterkt u de relatie door eenvoudigweg een waardering te uiten.

  1. Schrap alle ‘rommel’ uit uw bericht. Kom de lezer tegemoet om zo snel mogelijk te kunnen lezen wat hij moet weten.
    Deze afbeelding laat gangbare automatisch geplaatste rommel zien, waarbij de volgende vragen aan de orde komen:
    Verzonden van…
    – Weet u zéker dat het werkelijk relevant is dat uw correspondent weet welk apparaat u gebruikt?
    Disclaimer
    – De ellenlange en klakkeloze disclaimers hebben géén juridische waarde en kunnen weg. Lees link 1 en link 2 om u verder te informeren over de nutteloosheid van deze rommel.
    ‘Denk voordat u print’
    Toen dit eerst verscheen zo’n 15 jaar geleden was het aardig. Inmiddels komt het gebruik van zo’n kreet oubollig over.
    Reclame
    IncrediMail, AVG en Avast: dat u ervoor kiest om reclame voor een andermans software te maken, is úw zaak. Maar overweeg hoe het bij de ontvanger overkomt.
    Het heeft overigens weinig zin om uitgaande berichten te scannen op virussen…

Andere ‘signatures’
Wees zuinig met het steeds verzenden van een vaste signature die automatisch geplaatst wordt.
Bij nieuwe berichten aan nieuwe relaties gebruikt u een lange versie met logo, contactgegevens en KvK-nummer. Bij alle andere berichten gebruikt u een korte of geen.

Reactie van iemand die het begrijpt

Het zat ergens diep in het programma verstopt, maar nu ben ik die melding mooi kwijt! Als ik nu nog zelf die tekst kon aanpassen, maar nee. ‘Verzonden van mijn iPad’ vind ik ook irritant. Waarom moet ik weten dat iemand een iPad heeft (duh…) én dus ergens moeizaam met dikke vingers een berichtje aan mij heeft staan/zitten tikken? Volslagen overbodige informatie. Dus, ja, ik ben blij dat je me erop attent maakte…
Paul T.

, , , , , , , ,

Nog geen reacties.

Geef een reactie

Een site van WebZenz.