De kracht van de juiste uitnodiging

Meeting

U gaat een presentatie, workshop of andere bijeenkomst houden…
uw succes begint bij de uitnodiging

Vandaag de dag is dit soort bijeenkomst een krachtige marketingtool. U geeft immers iets weg in de vorm van kennis en inzichten. U geeft werkelijk een voorproefje van uw product of dienst en u bewijst de waarheid van de spreuk ‘Laat altijd de klant méér willen’.

Wilt u de opkomst en het resultaat van uw bijeenkomst optimaliseren, dan is het zaak om de juiste aandacht aan de uitnodiging te besteden. Hier de nodige tips om ‘het verschil’ te maken in dit belangrijke onderdeel van uw marketing. Denk mee met de eenvoudige voorbeelden hier en pas ze aan voor uw producten en/of diensten.

Titel
Vera, droomtherapeute, zendt een bericht over het openen van haar ‘Droomcafé’. Het onderwerp luidt: ‘Uitnodiging Droomcafe’ (ja, goed gezien: zonder accent).
Lennart,actief in de bankwereld, wil een e-mail zenden met als onderwerp ‘Uitnodiging workshop process analytics’.
Saai!
Zowel Vera als Lennart zijn bezig met zichzelf en hun wereld.
De clou is het verschil te vinden tussen eigenschappen (van de schrijver en zijn/haar wereld) en voordelen (voor de lezer en zijn/haar wereld).
Beiden moeten leren een ‘sexy’ titel te creëren.
Lennart leert iets bedenken in de geest van ‘Process analytics: dream tool in your financial toolkit.’
Vera: ‘Nu in Deventer: het Droomcafé voor krachtig inzicht in wat JOUW dromen jou willen vertellen!’

Hoe communiceren?
Zojuist ging het over e-mail. Maar wat krijgt vandaag de dag meer aandacht: een e-mail of een nette brief?
Voor Vera, met een diverse en niet-zakelijke doelgroep, is e-mail een geschikte keus. Maar voor Lennart en zijn selecte groep topmanagers zou hij beter scoren met een brief. Wel op 120 of zelfs 160 gr papier en later na 3-4 dagen gevolgd door een passende e-mail.

Formulering
Lennart schrijft een eerste opzet voor een uitnodiging, volledig gebaseerd op wat voor hem belangrijk is. Met het protocol hieronder, krijgt Lennart een ‘aha!’ waardoor hij een heel andere uitnodiging kan schrijven (meer schrijftips):

  • Alinea 1: een algemene beschrijving van de ‘wereld’ van zijn deelnemers, die ze meteen herkennen.
  • Alinea 2: de focus op een bekend probleem binnen die wereld.
  • Alinea 3: de belofte om een oplossing voor dat probleem te bieden.
  • Alinea 4: over de aanbieder van deze oplossing, Lennart de expert.

Daarna een korte opsomming van Wanneer [dag, datum, tijden], Waar, andere logistiek zaken zoals parkeren en een prikkelende oproep tot aanmelding gebaseerd op urgentie: ‘Slechts 15 plaatsen’ of ‘De eerste 10 aanmeldingen krijgen [een boek of zoiets].’

Aanhef
Net als velen schrijft Vera ‘Beste mensen’. Los van het onpersoonlijke van aangesproken te worden als ‘mens’ is er hier sprake van een denkfout: zij schrijft aan meervoud terwijl enkelvoud het bericht leest. Twee mogelijke oplossingen:
– ‘Beste relatie’
– helemaal geen aanhef, maar beginnen met ‘u’ of ‘je’:

Jij krijgt dit bericht omdat je ooit belangstelling hebt getoond voor…

Voorbeeld: Vera’s oorspronkelijke uitnodiging

Op [dag, datum] zijn er twee gratis introductiebijeenkomsten van het nieuw te starten Droomcafé.
Ben jij nieuwsgierig wat je dromen je te vertellen hebben? Wil je weten wat je eraan hebt in je dagelijks leven? Ken je anderen, die interesse hebben? Kom dan kennismaken. Dat kan ’s morgens van 10.00 – 12.00 uur of ’s avonds van 19.30 – 21.30 uur bij [adres] te [stad]. Graag aanmelden vóór [datum] door deze mail te retourneren of via 06-…/06-… Als je andere mensen kent die interesse hebben, neem ze gerust mee en meld ze even bij ons aan.
Meer informatie vind je in de bijlage en op [URL = niet-embedded hyperlink]
 We verheugen ons op een inspirerende droom-doe-dag, zegt het voort en graag tot dan.

Hoe het beter kan:

Op [dag + datum] zijn er twee gratis introductiebijeenkomsten van het te starten nieuwe Droomcafé.

– Ben jij nieuwsgierig wat je dromen je te vertellen hebben?Fantasy
– Wil je weten wat je eraan hebt in je dagelijks leven?
– Ken je anderen, die interesse hebben? Geef je het dan door?
– En als je anderen wilt meenemen, laat je dat dan even weten?
Kom kennismaken!

Wanneer: [dag + datum] 10.00–12.00 of 19.30–21.30
Waar: [adres, stad]
Aanmelding: vóór [datum] door op deze mail te reageren of via 06-… | 06-…

Meer weten? Lees de bijlage en kijk ook hier [embedded hyperlink].
We verheugen ons om je te ontmoeten en om je inzicht te bieden in de inspiratie van je dromen.

Vera & Deborah [gefingeerde ‘handetekeningen’]

Taal = tekst + visueel
Ja, de woorden zijn belangrijk, maar grote blokken ‘platte’ tekst zijn vaak ondoordringbaar. Om een tekst tot leven te brengen, is het zaak het visuele element in te zetten. Denk hierbij aan:

  • lijsten (met of zonder ‘bullets’)
  • vet, cursief (onderstreep is alleen voor (embedded) hyperlinks)
  • korte zinnen, steeds op nieuwe regels
  • witruimte
  • heldere overzichten (zoals wat, waar, wanneer)
  • schrap onnodige woorden zoals ‘te’ in adressen, ‘uur’ bij tijdstippen
  • embed hyperlinks waar mogelijk
  • kleur
  • vermijd clichés; gebruik originele, pakkende uitdrukkingen
  • foto’s/afbeeldingen

Effectiviteit
Met meer inspanning vooraf krijgt u geheid een hogere kwaliteit bezoeker op uw bijeenkomst, iemand die wéét waarvoor hij komt en zet zich met meer motivatie in als deelnemer.

In het vervolgartikel lees meer over de workshop zélf.

6 reacties op De kracht van de juiste uitnodiging

  1. Maarten Box 22 juli 2015 op 12:44 #

    Beste David,

    Hartelijk dank voor deze duidelijke tips. Zij geven mij een inspirerende en frisse kijk op het schrijven van uitnodigingen.

    Maarten

    • David Bloch 22 juli 2015 op 13:01 #

      Jouw warme woorden zijn dé bevestiging van mijn inspanning, Maarten.
      Dank je!

  2. Filip Boyen 27 juli 2015 op 21:29 #

    Beste David,

    Ik heb deze tips al eerder toegepast. Het werkt!!!

    Filip

    • David Bloch 28 juli 2015 op 11:06 #

      Prachtig, Filip, dat je al bekend bent met deze materie.
      Dit is voor het eerst dat ik hierover publiceer.
      Dat jij het zelf al eerder hebt bedacht, getuigt van jouw waarde als presentatiedeskundige!

  3. Event organiseren 8 december 2017 op 11:42 #

    Zeer interessant… zeker de afweging tussen brief en mail…

    • David Bloch 8 december 2017 op 16:13 #

      Zo is dat, Stéphanie… wil je meer bereiken, moet je je inzet vergroten.

Laat een reactie achter op Maarten Box Klik hier om het beantwoorden te annuleren.

Een site van WebZenz.