Ratjetoe: diverse nuttige artikelen – Perfect Presentation https://www.perfectpresentation.nl Een nieuw en krachtig paradigma van communiceren en presenteren! Sat, 12 Aug 2017 10:32:03 +0000 nl hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.3.2 Presenteert u zoals u auto rijdt? https://www.perfectpresentation.nl/presenteren-autorijden/ https://www.perfectpresentation.nl/presenteren-autorijden/#comments Tue, 07 Feb 2017 11:00:52 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=5241 Zou het kunnen dat uw rijstijl iets zegt over hoe u presenteert? Als verkoper maakt u de nodige kilometers op de weg en heeft u uw eigen rijstijl ontwikkeld. Ook heeft u een bepaalde stijl van presenteren ontwikkeld. In dit artikel kunt u kijken of er overeenkomsten zijn.

Stationair gas geven

U komt voor de groep en begint met “Goedemorgen, allemaal. Wat fijn dat jullie er zijn. Ik ben blij…” en u gaat door met deze loze kreten en clichés.
Een andere versie is…

Wegrijden in een wolk van schurende banden

Er zijn sprekers die van meet af aan links en rechts springen, rennen, huppelen met papieren en de afstandsbediening voor de beamer in hun handen. Ze hebben geen moment te verliezen en spuwen een woordenstroom de lucht in zonder echt contact met de luisteraars.
Dat is heel anders dan…

Netjes op gang komen met aandacht voor andere weggebruikers

Zo begint u zónder clichés, met stilte en rustig rondkijkend (een non-verbale groet), en meteen met de luisteraars en het doel van de bijeenkomst: “Jullie kampen met een leveringsprobleem als gevolg van een logistiek knelpunt. In deze korte uiteenzetting krijgen jullie inzicht in de nodige scenario’s om deze hapering te verhelpen.”

Lekke band onderweg

Bent u een van de olijke verkopers die nooit om een grapje verlegen zit? Tijdens uw presentatie is het tappen van een mop dus onontbeerlijk. De stille reactie van “Hè? Waar gáát dit over?” of ergernis over misplaatste humor is even ongemakkelijk als een lekke band of andere pech onderweg.

Geen geldig rijbewijs

Oeps! Toch komt het voor dat een spreker dénkt dat hij goed voor de dag komt, maar hij mist de nodige training in spreekvaardigheid en de dynamiek van interactief presenteren. Het feit dat een verkoper ‘goed’ verkoopt, wil niet zeggen dat hij goed presenteert in groepsverband.

Bumperkleven…

… komt vaak voor onder degenen die haast hebben om van de ene afspraak naar de andere te komen. Dit rijgedrag is onprettig voor de chauffeur ervoor en ook riskant. Zo ook een presentatie ‘in de vijfde versnelling’, als het afvuren van een machinegeweer. Dat garandeert het verliezen van een significant percentage van de luisteraars.
Rijden met voldoende afstand tussen de auto’s is te vergelijken met het inlassen van de nodige stiltes. Die rustpauzes geven de luisteraars de gelegenheid u bij te benen.

Van rijbaan wisselen zonder richting geven

Uiteraard doet ú dat nooit, maar het verschijnsel zal u zeker bekend zijn. Het equivalent komt in een presentatie voor wanneer de spreker opeens van onderwerp verandert en/of te snel doorgaat in zijn gedachtegang. De luisteraar raakt de draad kwijt en stelt zich (meestal onbewust) de vraag: “Waar gaat dit nou over?”

Tijdig richting geven

Hoewel er velen zijn die halverwege de manoeuvre richting geven, is dat minder netjes noch effectief als tijdig signaleren – voordat de manoeuvre begint. Zo ook is het zaak om tijdens de presentatie stil te staan bij waar u bént in uw verhaal, uw puntenop te sommen en die opsomming gebruiken als opstapje naar het volgende kernpunt. Ofwel: “Zeg wat u te vertellen heeft, zeg ook wat u verteld heeft en vertel wat u vervolgens gaat vertellen.”

File rijden

Hoewel het lijkt dat dit verschijnsel steeds vaker voorkomt op de weg, is het tijdens uw presentatie zeker te vermijden. Het trucje is eenvoudig: u gebruikt korte stiltes na uw zinnen zónder ze aan elkaar te rijgen met ‘en… en… en…’.

Door rood rijden…

… is zeker te voorkomen door uw scherpe oplettendheid en voorbereiding: u rijdt met uw oog gericht op de verkeerssituatie zoveel honderd meter verderop. Terwijl u presenteert, houdt u dus de tijd in de gaten. Een klokje op een alleen voor u zichtbare plek. (Nooit naar uw horloge kijken!) Het aantal slides kan uw verhaal danig laten uitlopen; houd u daarom aan de regel van ‘zo min mogelijke visuele ondersteuning’. Immers, ú presenteert, en het gaat er niet om wat u projecteert.

Navigatiesysteem

Als u zo’n systeem in uw auto heeft, dan heeft u waarschijnlijk inmiddels al geleerd: vertrouw nooit klakkeloos op het navigatiesysteem! U moet aandacht geven aan het actuele verkeer en de actuele route. Zo is ook het gevaar van talloze slides die u projecteert als leidraad (uw ‘routegids’) van uw presentatie. Dit soort presentaties is gedoemd tot mislukking. Een juiste training leert u de kernboodschap van uw verhaal als rode draad te gebruiken, zodat u flexibel blijft in uw presentatie.

Claxon gebruiken

Hoewel sommige weggebruikers de claxon te pas en te onpas gebruiken om hun irritatie te uiten (“Schiet op, man!”), is dit hulpmiddel, indien juist gebruikt, een perfecte manier om te waarschuwen of de aandacht te trekken op het gewenste moment.
Zo ook uw stemgebruik tijdens een presentatie. Continu hard en snel is even irritant als te zacht en te traag. Maar terwijl u uw stem moduleert – afwisseling in volume, intonatie en snelheid – kán het soms bijzonder effectief zijn om opeens heel hard en duidelijk iets belangrijks te zeggen. U krijgt opeens net iets meer aandacht en schept de ruimte om daarna zachter verder te gaan.

Defecte verlichting

Het lijkt alsof vandaag de dag, met leaseauto’s en steeds minder onderhoudsbeurten, een toenemend percentage auto’s met defecte verlichting rijdt. Uw ‘defecte verlichting’ tijdens een presentatie is merkbaar door het aantal stopuitdrukkingen en nietszeggende kreten dat u gebruikt: zeg maar, uh, um, c.q., het een en ander, geweldig… om maar enkele te noemen. Rustig ademen tijdens stiltes, stevig staan, oogcontact maken… dit zijn enkele van de manieren om úw ‘defecte verlichting’ te herstellen!

Op de automaat rijden

Hoewel dit aan de versnellingsbak doet denken (en een automaat is wel makkelijk), kent u waarschijnlijk dit verschijnsel: u rijdt op een voor u bekende weg en… opeens bent u bij uw bestemming. Uw aandacht was (grotendeels) elders…
Er zijn sprekers die maar één verhaal hebben. Het is glad, geoefend, met dezelfde kwinkslagen. En als u deze spreker één keer heeft meegemaakt, dan hoeft het niet meer. Dat is dan een spreker die ‘op de automaat presenteert’. Maar een presentatie dient sprankelend, interactief en motiverend te zijn alsof u hem de allereerste keer houdt. Wat in zekere zin waar dient te zijn: voor het eerst op deze dag, op dit tijdstip, op deze plek, voor deze groep luisteraars.

Op weg naar uw nieuwe rijstijl?

Net zoals u bewuster kunt worden van ‘beter’ autorijden en bijvoorbeeld defensiever rijden, zo ook kunt u uw presentatievaardigheden aanscherpen. Door dat te doen, presenteert u uiteindelijk met meer plezier én… meer effect!

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/presenteren-autorijden/feed/ 4
Ervaring https://www.perfectpresentation.nl/ervaring/ https://www.perfectpresentation.nl/ervaring/#respond Tue, 10 Jan 2017 11:00:18 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=5216 Een van mijn ‘columns’ uit het blad QM – Quality in Meetings in het themanummer over ‘vergaderen op en aan het water’.

 

Voor de meeste mensen is ervaring als het licht aan de achtersteven van een schip, dat slechts de afgelegde weg verlicht.

Met deze uitspraak is Samuel Taylor Coleridge duidelijk in zijn mening over zijn medemensen en hun capaciteit om te leren.

Stel, u organiseert een bijeenkomst op het water. Wat een keuze: van ‘doe’-evenementen zoals zeilen in kleine jollen tot gezellig haring happen op een windjammer, van intiem dineren op een exclusieve notarisboot tot massaal swingen op een anonieme partyboot! Mogelijkheden te over!

Waar houdt u zelf van? En wat kunt u overdragen aan uw gasten? Wat voor ervaring kunt u ze aanreiken die Coleridge’s negativiteit tegenspreekt? Wat kunt u vertellen dat hen helpt om de nog af te leggen weg te verlichten? Welke inzichten kunt u bieden, die juist uitzicht bieden?

Wat is tenslotte het doel van uw bijeenkomst?
Is vermaak om vermaak voldoende, of wilt u uiteindelijk uw genodigden uitnodigen om (meer) zaken met u te doen?
Een oosters spreekwoord zegt: “Ervaring is een kam, die de natuur aan de mensen geeft wanneer zij kaal geworden zijn.”
Wat is er mis met het aanbieden van iets leerzaams waardoor de gast zegt: “Daar heb ik wat aan gehad!”
Méér dan alleen maar ‘leuk’, duidelijk een ‘meeting met magic’.

Dat niet iedereen gebaat is bij dit soort levenswijsheid, bij het geven van stof tot nadenken, bij het helpen om ‘levensproblemen’ te relativeren, zal duidelijk zijn.
De aanvankelijke populariteit van een ‘spiritueel centrum’ in Amsterdam en de aantrekkelijkheid voor bepaalde managers was een zet in deze richting. Achter het falen van de onderneming zitten wat zakelijke ‘oneffenheden’… maar de belangstelling bestaat.
Gelukkig zijn er andere organisaties in dezelfde ‘hoek’, die nog steeds succesvol actief zijn met een uitgesproken nadruk op verinnerlijking, persoonlijk onderzoek en spiritualiteit in de zakenwereld.

Een Estlands spreekwoord zegt: “Wie nooit een huis heeft gebouwd, denkt dat de muren uit de grond komen.”
Wilt u eerder gezien worden als ‘manager’ of als ‘leider’? Met het organiseren van uw meeting heeft u keuzes die uw charisma en het gewenste imago van uw bedrijf versterken. Laat u het licht op de achtersteven staan, of werkt u liever in de schijnwerpers van het boegbeeld? De keuze is aan u!

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/ervaring/feed/ 0
Houding: laat zien wie u bent! https://www.perfectpresentation.nl/houding-2/ https://www.perfectpresentation.nl/houding-2/#respond Sun, 27 Nov 2016 11:00:33 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=5182 Hoe belangrijk is de non-verbale ‘verpakking’ van uw woorden?
Hoe kunt u uw uitstraling door uw mentale en fysieke houding beïnvloeden?
Wat is het verband tussen houding en ‘self-esteem’ (eigendunk)?
Welke rol speelt de ademhaling bij het ontspannen?
Hoe belangrijk is stilte ter ondersteuning van een krachtige houding?

communicatie-1Wanneer u communiceert, draagt u uw boodschap over door middel van verbale én non-verbale signalen.
Het verbale onderdeel – taal, woordkeuze – is een bescheiden percentage van de communicatie (zo’n 7-20%).
De non-verbale ‘verpakking’ is veel belangrijker. Het bestaat uit elementen zoals uw stem (volume, intonatie, tempo, timbre) en uw lichaam (beweging, gebaren, mimiek, houding, uiterlijk, persoonlijke verzorging).
Dit artikel gaat dieper in op houding als specifiek onderdeel van de non-verbale communicatie en de rol in het effectief presenteren.

Vier persoonlijkheidsgebieden

Allereerst is het belangrijk om ‘houding’ in een juist kader te plaatsen. Denk aan een driehoek met als hoeken MENTAAL, EMOTIONEEL en FYSIEK. U draagt uw persoonlijkheid uit – wie u bent, wie u kiest te zijn, hoe u gezien wilt worden – door uw:

✔ mentale houding

✔ fysieke houding

✔ emotionele houding

Deze drie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Bent u positief ingesteld en heeft u een optimistische kijk op de wereld, dan is dat duidelijk te zien in hoe u loopt, staat en beweegt, en uw capaciteit om uw gevoelens te verwerken en te uiten. U straalt vitaliteit uit.
Bent u pessimistisch ingesteld, dat straalt u dát uit!

Als u uw imago wilt veranderen of aanpassen voor uw werk en de kwaliteit van uw presentaties, dan maakt het niet uit waar u begint in deze driehoek: een verandering in één hoek beïnvloedt vanzelf de andere twee persoonlijkheidsgebieden.

Vierde gebied

Dit vierde persoonlijkheidsgebied kunt u zien als een onderliggende vlak voor die andere drie. Dit is het gebied van het SPIRITUELE of GEESTELIJKE. Vergelijk: net als inkt een laagje op een vel papier vormt, symboliseert het papier deze vlak. Dit is het gebied van verbondenheid (‘het zich verbonden voelen met een groter geheel’), het gebied van waaruit de andere drie gebieden hun ware voeding krijgen.

De houdinghouding

Wat zegt uw houding over u? Weet u dat zelf wel?
Bent u zich er bewust van wat u uitstraalt door hoe u staat?

✔ U staat ’s ochtends op en u heeft last van uw rug. U weet dat u een zware dag voor de boeg heeft. U twijfelt of u het allemaal aan kan.

✔ Het is de vierde dag van uw grote vakantie. De zon schijnt, u voelt zich uitgerust. U hoeft absoluut niets te doen.

Kunt u zich voorstellen hoe verschillend uw houding in deze twee situaties is? Denkt u dat u iets anders uitstraalt?

Want dáár gaat het om: wat laat u van uzelf zien? Hoe bewust bent u van wat anderen van u ‘lezen’ terwijl u presenteert? Wat wilt u uitstralen ter ondersteuning van uw presentatie? Welk beeld van uw organisatie en welke boodschap kunt u anders, sterker, beter overdragen op dat moment?

Als u uw presentatie op een hoger peil wilt brengen, doet u er goed aan deze essentiële vragen voor uzelf te beantwoorden.

De invloed van uw gedachten

Wanneer u zich voorbereidt op een presentatie en er tegenop ziet, loopt u het risico dat u uw negatieve gedachten tot uiting brengt in de bewegingen, mimiek en houding van uw lichaam.
Henry Ford zei ooit: “If you think you can, or think you can’t, you’ll always be right.”
Het idee hierachter is dat u uw gedachten een positieve draai kunt geven om u te ondersteunen in uw taak, in dit geval uw presentatie. Als u dus besluit dat u er iets prachtigs van maakt, dat u uw grenzen verlegt en dat u uw luisteraars bereikt, raakt en vermaakt, dan heeft u meer kans dat u dat doel uitstraalt en… bereikt!

De invloed van uw gevoelensAssertiveness 1

De vraag is: “Heeft u gevoelens, of bent u uw gevoelens?” Wanneer u weet dat u gevoelens heeft, dan kunt u – door verandering in uw mentale houding (uw gedachten) – ook uw gevoel aanpassen. Met welk gevoel kunt u het beste beginnen aan uw presentatie? Bijvoorbeeld, rustig of onrustig?

Let wel, wanneer u presenteert, is de kans groot dat u een verhoogde aanwezigheid van adrenaline in uw lichaam merkt. Dit kan leiden tot gevoelens van angst en onzekerheid. U geeft een naam aan een lichamelijk verschijnsel (“ik ben bang”, “ik voel me onzeker”). Deze namen zijn weinig ondersteunend. Leer slechts te zeggen: “Aha, ik voel de adrenaline in m’n lijf!”

Terwijl u dit leest, speel even dit spelletje. Maak u eerst heel klein. Let op wat er met uw ademhaling gebeurt. Let op de houding van uw hoofd (voorover gebogen?). Voelt u zich bijzonder energiek en capabel in deze houding? Waarschijnlijk niet.

Ga nu rechtop zitten. Adem diep in de borst en buik. Maak uw borst breed en uw rug recht. Maak uw ogen groot en kijk recht vooruit. Voelt u zich energieker en vitaler nu? Waarschijnlijk wel.

Het is waar dat hoe u zit en staat, weerspiegelt hoe u zich voelt. (Ook het tegenovergesteld geldt: hoe u zich voelt, beïnvloedt uw fysieke houding.) Tegelijkertijd besteden weinig sprekers de nodige aandacht aan hoe ze staan. U heeft ze vast gezien, de sprekers die heen en weer wiebelen (met of zonder lessenaar), degenen die al hun gewicht op één been zetten of niet weten wat ze met hun handen en armen moeten doen.

Besef dat wanneer u met u lichaam ‘wiebelt’, uw taal ook ‘wiebelt’, en u onzekerheid uitstraalt.

Draai het om: wanneer u zich zelfverzekerd wilt voelen, wanneer u zelfverzekerdheid wilt uitstralen, kunt u beter:

✔ rechtop staan (benen, romp én hoofd)

✔ de handen laten hangen langs uw zij

✔ de voeten op ongeveer heupbreedte uit elkaar en parallel plaatsen, tenen recht vooruit

✔ volledig uitademen door de mond.

Deze instructies lijken zo eenvoudig. Toch ervaren velen hoe de kracht van oude gewoonten hen in de weg staat om de nieuwe, ondersteunende kracht van deze (ongebruikelijke) handelingen te ervaren.

Uw mentale houding (‘attitude’) is een belangrijk uitgangspunt voor verandering: het is uw beslissing om uw grenzen te verleggen en om het ongemak van het leerproces te ervaren. Velen merken hoe ongemakkelijk ze zich voelen en terugvallen in de oude gewoonten die hun ‘bekend’ en ‘veilig’ zijn.

De verandering in uw fysieke houding levert het snelste resultaat op ter ondersteuning van het uitstralen van het door u gewenste imago. Bovendien, wanneer u uitstraalt wat u wilt, begint u dat ook te voelen. Hierdoor straalt u het nog meer uit. Het is durven te doen alsof… totdat het u lukt (‘fake it till you make it’).

Ontspanning

relaxHet is de spanning die uw prestatie remt.
Het is de spanning die u belemmert om rustig de juiste bewegingen en gebaren te maken.
Het is de spanning die ervoor zorgt dat u terugvalt op oude, veilige en bekende gewoonten.

Het is dit onbewust gedrag dat uw prestatie ‘draagt’ terwijl u worstelt met uw spanning.

Terug naar ‘mentale houding’: al uw (negatieve) beelden en gedachten over uw spreekbeurt zorgen ervoor dat de ademhaling hoog in uw borst plaatsvindt. Dit is precies wat er gebeurt als u bang bent; het is een natuurlijk gevolg van extra adrenaline in uw lichaam, de adrenaline die u helpt uw pres(en)tatie te verrichten!

Als u leert zich te ontspannen, als u leert bewust dieper uit te ademen, in uw buik en door de mond te ademen, zult u merken welke gevolgen optreden:

✔ u heeft minder last van ‘vlinders in de buik’

✔ u voelt zich rustiger

✔ u heeft meer ‘brandstof’ voor uw stem

✔ uw gebaren en bewegingen hebben meer kans om vloeiend en functioneel te zijn, en dus ondersteunend voor uw verhaal

✔ u heeft meer kans (en tijd) om oogcontact te maken met uw luisteraars

✔ door meer contact met uw luisteraars bent u meer ‘aanwezig’ en beter in staat om spontaan en enthousiast te handelen.

Ademhaling

De volgende twee oefeningen zijn bijna identiek. Voor sommigen werkt de ene oefening beter dan de andere. Het is slechts een kwestie van volgorde van handeling.

Ongeacht of u nu aan het in- of uitademen bent, stop!
Open uw mond. Adem uit.
Maak uw longen leeg.
Span uw buikspieren aan en adem nog meer uit. Buig zonodig iets voorover.
WACHT!

Wacht!

Wacht!

Rek u uit en laat uw longen zich langzaam vullen.

Wacht met volle longen… en adem dan nog een keer diep uit door de mond.

Wacht… en herhaal het proces.

Nu weet u hoe het werkt.

Nog een oefening: adem langzaam diep in en wel zo volledig mogelijk. Houd uw adem vast. Wacht! Wacht!

Doe uw mond open en maak uw longen leeg. Buig zonodig iets voorover. En wacht voordat u weer inademt.

Stilte

Voordat u begint te spreken, adem eerst diep uit. Let op uw houding en neem de tijd. Geniet van de stilte.
De open mond geeft de indruk dat u zachtjes glimlacht, alsof u het leuk vindt om daar te zijn, alsof u uw werk leuk vindt, alsof u trots bent op uw bedrijf of organisatie.
Door te glimlachen en naar uw luisteraars te kijken, maakt u de stilte functioneel – de stilte die dé manier is om een spanning op te roepen en zo de aandacht te trekken, want het heeft geen zin om te beginnen terwijl er geroezemoes is in de zaal!

Houding en ‘self-esteem’

‘Self-esteem’ wordt meestal vertaald als ‘gevoel voor eigenwaarde’ of ‘eigendunk’. Iemand met ‘high self-esteem’ loopt nu eenmaal anders dan iemand met ‘low self-esteem’. Hoe gezond de eigendunk is, is te zien in meer dan alleen in het lopen: hoe iemand beweegt en gebaart, de houding, de kwaliteit van persoonlijke verzorging en van kleding, zelfs de woordkeuze en vlotheid van spreken, en de kracht en levendigheid in de stem.

Als u besluit dat u gezien wilt worden als iemand met een hoge eigenwaarde, zult u rechtop staan. Uw blik zal stevig en helder zijn, uw stem zal rustig en krachtig zijn. U drukt u positief en stellig uit – kortom, alles wat te maken heeft met de verschillende betekenissen van ‘houding’ is een middel om het besef van uw eigenwaarde over te dragen.

Denk aan de kracht van de eerste indruk. U weet hoe belangrijk deze eerste indruk is ter ondersteuning van wat u wilt gaan zeggen. De algemene regel is dat u beter luistert naar iemand die blijk geeft iets belangrijks te gaan zeggen, een indruk die hij eerst door non-verbale communicatie duidelijk maakt. Gebruik voortaan deze kennis in uw voordeel wanneer ú presenteert!

Tot slot

‘Houding’ is een woord met diverse betekenissen, die toch – door al het voorafgaande – duidelijk met elkaar verbonden zijn.
Uw houding bepaalt uzelf!

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/houding-2/feed/ 0
‘Nee’: weg naar vrijheid https://www.perfectpresentation.nl/nee-weg-naar-vrijheid/ https://www.perfectpresentation.nl/nee-weg-naar-vrijheid/#comments Thu, 03 Nov 2016 11:00:22 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=5170 nee-1Het is zeker waar dat het in het algemeen aangenamer is om ‘ja’ te horen en ‘ja’ tegen een ander te zeggen. Het is zelfs fysiek meetbaar dat ‘nee’ het adrenalinepeil verhoogt. Maar wat doet u als verkopende partij als u écht niet kunt voldoen aan de wensen of eisen van de inkoper?
Lees hier enkele inzichten en tips.

Los staan van uw training

Als onderdeel van uw training heeft u vrijwel zeker ooit geleerd vragen te stellen zodat u uw gesprekspartner als het ware ‘laat wennen’ om steeds ‘ja’ te zeggen. U brengt hem steeds dichter bij de kernvraag, die u dan stelt, en hij gaat door met zijn ‘ja’-gedrag.
U weet van de kracht van ‘ja’.
U weet ook dat u graag de order wilt hebben en hoe fijn het is om ‘ja’ tegen de inkoper te zeggen.
Tip. Oefen met ‘nee’ zeggen en ‘nee’ horen (opnemen in de voicerecorder van uw mobieltje!). Let wel: ‘nee’ mét emotie leidt tot agressief gedrag (onwenselijk in uw werk) en ‘nee’ zónder emotie is eenvoudigweg een uiting van assertief gedrag – met andere woorden, het duidelijk stellen van uw grenzen.

Onderhandeling

U weet uit ervaring dat u ‘nee’ kunt gebruiken in onderhandelingssituaties om de grenzen van de voorwaarden te rekken. Dat is prima in zo’n situatie. Lees hieronder over andere situaties, zoals die vóórdat u tot onderhandelen komt.
Tip. Oefen sowieso met ‘misschien’ zeggen in plaats van ‘nee’. Ook ‘misschien’ in plaats van ‘ja’ geeft u meer ruimte in het gesprek!

Wanneer ‘nee’ = ‘nee’!nee-2

Belangrijk is het om te weten wat u werkelijk wel of niet kunt leveren en te accepteren dat de duidelijkheid van een ‘nee’ op het juiste moment de weg naar nieuwe mogelijkheden opent – of dat het u en uw gesprekspartners tijd bespaart en u vrij maakt om naar uw volgende ‘call’ te gaan!
Tip. Onthoud dat een professionele inkoper veel liever een duidelijke ‘nee’ hoort wanneer hij met eisen komt dan dat u te snel ‘ja’ zegt. De pauze die u laat ontstaan tussen zijn vraag en uw antwoord verhoogt uw geloofwaardigheid.
Tip. Na het horen van een vraag en voor u antwoord geeft, adem zachtjes en diep uit door de ontspannen kaken. Geef nooit de indruk dat de deur open staat terwijl u wéét dat hij dicht is!

Leer van een ‘meester’

Het is in uw voordeel om een ‘leermeester’ of ‘model’ te hebben als u nieuw gedrag wilt ontwikkelen en ermee wilt oefenen. U ziet dat het bij hem werkte!
Van een van mijn leermeesters, een briljante IT-specialist uit Zuid-Afrika, leerde ik deze vraag te stellen aan iemand die geen ‘nee’ lijkt te kunnen horen: “Welk onderdeel van het woord ‘nee’ begrijpt u niet?”
Tip. Wees er zeker van dat úw ‘nee’ écht een ‘nee’ is. Zonder enig twijfel.
Tip. Oefen met uw kinderen!

Als u niet kunt leveren…

… dan is het echt van belang om uw grenzen duidelijk te stellen door te zeggen wat u niet of juist wél kunt doen.
Tip. Uw stelligheid verhoogt uw geloofwaardigheid bij de ander.

De 5 redenen waarom iemand van u koopt

Op de eerste plaats staat: u heeft wat hij van u wil hebben – en u bent blij om het te verkopen.
Op de tweede plaats: hij heeft het nodig – wat u goed uitkomt!Credibility (2)
Op de derde plaats staat de beperking van tijd: als hij het ‘morgen’ nodig heeft en u weet dat dit onmogelijk is, is het essentieel om uw gehechtheid aan een transactie los te laten omwille van de kale waarheid. Dus: ‘Nee.’ En dit staat los van kosten. Alleen als dit punt opgelost is, heeft het zin om door te gaan naar de vierde reden: prijs. Hier kunt u uw onderhandelingsvaardigheid ten toon stellen!
En de vijfde reden is: uw geloofwaardigheid. Vertrouwt de koper u? Niet iets ‘objectiefs’ zoals de voorafgaande 4 punten, maar dit is puur menselijk en subjectief.
Tip. U weet uit ervaring hoe de kwaliteit van de ‘klik’ het resultaat van het gesprek beïnvloedt. Uw authenticiteit en integriteit zijn in het geding!

Al met al…

… is ‘nee’ zeggen misschien gecompliceerder dan u dacht. Toch is het in uw voordeel om uw gevoelens bij het afwijzen te onderzoeken en uw grenzen duidelijk te bewaken.

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/nee-weg-naar-vrijheid/feed/ 2
Verandering gaat vanzelf! https://www.perfectpresentation.nl/verandering-gaat-vanzelf/ https://www.perfectpresentation.nl/verandering-gaat-vanzelf/#respond Thu, 27 Oct 2016 10:00:56 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=5161 Een medewerker bij de afdeling verkoop van een middelgroot bedrijf in de metaalsector komt met deze vraag in de vorm van een klacht over verandering:

Mijn afdeling wordt samengevoegd met de afdeling marketing. Ik krijg dan waarschijnlijk een andere baas. We weten nog niet wanneer het allemaal gaat gebeuren, maar ik hoor zo veel verhalen dat ik me heel onzeker voel. Veranderingen kómen er zeker en daarom ben ik bang dat mijn taken enorm gaan veranderen.

Onduidelijkheid

Changes
Misschien herkent u zoiets bij veranderingen binnen uw organisatie en de daarmee gepaarde onzekerheden. Het lijkt dan of de geruchten altijd op de daden vooruit lopen!
En dan vraagt u zich af waarom ‘ze’ (uw baas, de Raad van Bestuur…) zo lang zwijgen over wat er precies gaat gebeuren en wanneer en wie erbij betrokken worden.

Leiding

Een van de vele opgaven van een organisatie is om te overleven. Een organisatie wordt geleid door het managementteam van diverse niveaus, die over informatie beschikken die (vaak) op lagere niveaus onbekend is.
Dan rijst de vraag: hoeveel vertrouwen heeft u in de integriteit, deskundigheid en talent van uw managers? Een ‘goede’ manager is veeleer een leider, die weet een relatie te onderhouden met zijn medewerkers, die hem tenslotte helpen om zijn werk te doen!

Mensenwerkverandering

Ook managers zijn mensen en dat betekent dat ook zij hun angsten en onzekerheden hebben. Bijvoorbeeld over de juiste koers voor de organisatie, over het wel of niet ‘afslanken’ van het personeelsbestand, over hun eigen baan.
Een leider met visie begrijpt de angsten bij zijn medewerkers en weet deze aan te spreken. Hij weet die dingen te vertellen die hij mág vertellen en hij weet vooral het vertrouwen van zijn medewerkers te behouden. Hij weet ze te blijven motiveren ook in onzekere tijden.
Want het werk moet doorgaan; zo niet, dan gaat de hele organisatie eronderdoor, in plaats van slechts enkele slachtoffers.

Slachtoffers?

Nu komt de aap uit de mouw. Zijn er werkelijk slachtoffers?
Als u uw werk uitstekend doet, als u enigszins onmisbaar bent binnen de organisatie, want u bent positief en motiverend… dan is de kans groot dat een ander – die dat niet is – eerder uitgerangeerd wordt.

Daadkrachtig handelen

Stel dat er inderdaad geruchten zijn. Wat zou u kunnen doen? Bijvoorbeeld, zelfstandig naar de baas stappen en hem met de geruchten confronteren, en hem vragen om commentaar.
Ook kunt u ervoor zorgen dat als er in uw aanwezigheid gekletst en gespeculeerd wordt, dat u daar een eind aan maakt.
Zulke speculaties maken de werksfeer kapot en verlagen de productiviteit zodat als er ontslagen vallen, het geen verrassing kan zijn!

Zelf-gemotiveerd

Door gezien te worden als gemotiveerd medewerker, als u positief productief bent, verhoogt u uw kansen om bij de nieuwe organisatie te blijven. Als u het gevoel heeft dat u weg wilt, of weg zal moeten, begin alvast voorzichtig de markt te verkennen.
Als het u lukt om een nieuwe baan te vinden voordat de klap valt, staat u veel sterker in uw eventuele onderhandelingspositie. Ook kunt u een veel betere deal sluiten met uw huidige werkgever (u bespaart hem misschien outplacementkosten).

Verandering trotseren

Omgaan met onzekerheid is op zich een onderwerp apart. Het leven is een en al verandering en de problemen ontstaan op het moment dat u probeert deze tegen te houden.
Zowel individuen als bedrijven krijgen moeilijkheden door niet mee te gaan met de natuurlijke gang van zaken.
Zowel succesvolle individuen als succesvolle bedrijven zijn proactief: ze verwelkomen verandering als een natuurlijk proces.
Dit natuurlijke proces stimuleert creativiteit en creëert uitdagingen waar het bedrijf oplossingen vindt en op de markt brengt.

Herkaderensocrates-change

Ook u in uw situatie heeft de keuze hoe u met onzekerheid omgaat.
U kunt het als negatief beoordelen, met al de (negatieve) consequenties.
Maar u kunt het ook als een bron van nieuwe uitdagingen beschouwen, met een wereld van nieuwe mogelijkheden en persoonlijke groei als belangrijkste winst.
Aan u dus de keuze!

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/verandering-gaat-vanzelf/feed/ 0
Zorg voor de ander… kijk naar uzelf! https://www.perfectpresentation.nl/zorg-voor-de-ander/ https://www.perfectpresentation.nl/zorg-voor-de-ander/#comments Mon, 22 Aug 2016 10:00:56 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=4930 Spiegel

Ooit gehoord dat de wereld een spiegel is voor uzelf? Voor uw eigen gedrag? Voor de onopgeloste problemen die u in het leven heeft?
Feitelijk creëert u steeds juist die situaties die u nodig heeft om te kunnen groeien. En zéker als het uw zaak is om anderen te beïnvloeden om zaken met u te doen!

LeerpuntenInfluence 2

Een van mijn leermeesters, Jack Canfield, zei: “Als je wilt groeien, zorg ervoor dat je trouwt, kinderen krijgt, en een eigen zaak begint. Dan word je geconfronteerd met alles wat niet werkt!”

Misschien herkent u dit zelf. Eén ding is zeker, u creëert ook de ‘moeilijke’ klanten in uw leven… opdat u van hen en de uitwisselingen kunt leren – en groeien.

Moeilijke mensen: omdraaien

Heeft u ook ‘lastige mensen’ in uw leven? Thuis? Op het werk? Onder uw klanten? Vloekt u wel eens en klaagt u over het gedrag van een ander?
Kijk eerst naar uzelf, want daar ligt de kern van het probleem.
Een van mijn coachingklanten, Hans, komt binnen, kokend van de irritatie die hij voelt voor het gedrag van zijn baas, Joop.
Ik vraag Hans om een lijst te maken van alles in Joop dat hem irriteert. Dat doet hij snel, en wordt steeds rustiger waanneer hij zijn frustratie uit.
“Hans, pak een andere kleur stift, zet een vink bij alle eigenschappen van Joop waar jij zelf een beetje meer van zou willen hebben.”
Er is stilte… en het muntje valt. Hans ontspant en lacht. Na tien minuten praten is hij helemaal omgedraaid, en is zelfs in staat om zich dankbaar te voelen voor de leermomenten die zijn conflicten bieden.

Eerst de anderOthers

U praat met uw klanten. U wilt graag uw producten en diensten verkopen. Misschien bent u net als Cees de Boer, een computerverkoper die het in essentie nooit over computers heeft – en verkoopt bij het leven.
Misschien bent u ‘over-eager’, zelfs ‘pushy’.
Hoe dan ook, u doet er goed aan om u deze stelling grondig eigen te maken (het klinkt beter in het originele Engels):

Nobody cares what you know until they know that you care.

Om u te helpen de les eigen te maken, denk aan een riem, zowel iets waarmee u uw broek ophoudt en/of uw buik ondersteunt, als dat ding waarmee u roeit en vaart maakt. (Kledingtip: als uw broek lussen heeft, gebruik een riem; wilt u bretels dragen, verwijder dan de lussen.)

Ezelsbruggetje

Gebruik ‘RIEM’ als een waardevol ezelsbruggetje om uw communicatie te verbeteren:

R = Relatie: u geeft aandacht aan de persoon waarmee u zaken doet (hij is tenslotte geen ‘zak met geld’!). Een klant benadert u om maar twee redenen: hij wil zich bevestigd voelen (‘het is goed/plezierig/prettig zakendoen/praten met…’) en hij zoekt een oplossing voor zijn probleem. Uw vragen en belangstelling geven vaart aan het gesprek, zodat u aandacht kunt besteden aan…

I = Informatie: zowel van hem, als aan hem. Te vaak komt een verkoper met te veel eigen informatie; u wéét toch hoe belangrijk de vragen zijn?! *

E = Emotie: uw passie voor wat u doet, uw enthousiasme voor uw product, uw trots, zowel persoonlijk als zakelijk. Dit is de brandstof voor…

M = Motivatie: u motiveert uw gesprekspartner om met u in zee te gaan en om de nodige actie (bestellen!) te ondernemen. U versterkt een bestaande relatie, u bindt een nieuwe klant aan u, u heeft zelf meer lol in wat u doet.

Laat ú zien dat u om de ander geeft? Laat hen een spiegel voor u zijn en leer ook van hen!

 

* Gezien in een telefoonwinkel – er hangt een bord aan het plafond: “Kan je goed luisteren? Kom dan bij ons solliciteren!”

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/zorg-voor-de-ander/feed/ 2
10 gouden regels om de kwaliteit van uw communicatie te versterken https://www.perfectpresentation.nl/versterk-communicatie/ https://www.perfectpresentation.nl/versterk-communicatie/#respond Fri, 22 Jul 2016 10:00:15 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=4909 Ofwel

Tips voor het omgaan met vragen tijdens/na uw presentatie

 

Luister

Actief luisteren houdt in dat u welwillend glimlacht, belangstellend kijkt, Listenbegrijpend knikt en misschien ‘hmm!’ of ‘hmm?’ laat horen.
Richt uw aandacht vooral op degene die aan u de vraag stelt.
Laat zien dat u luistert en dat u de vraag waardeert en graag beantwoordt.
Als iets onduidelijk is of als u meer tijd wilt winnen, of meer belangstelling wilt wekken, vraag dan om nadere uitleg of verklaring.
Als hij bijvoorbeeld jargon gebruikt, vraag om een toelichting ook voor de andere aanwezigen. De vraagsteller voelt zich eerder gevleid dan beledigd als u dit doet!

Wees tactvol

Ook al vindt u een vraag dom, laat blijken dat u het stellen van de vraag waardeert.
Vaak zit er iets achter.
Durf bijvoorbeeld deze vraag te stellen: “Ik hoor wat u zegt… én… wat is eigenlijk de vraag achter deze vraag?”
Vaak is het slechts een opmerking, opdat de vraagsteller bevestiging krijgt.

(Let op: vroeger dacht ik dat er geen domme vragen waren; in de loop der jaren ben ik volledig van gedachte veranderd.)

Herhaal kernpunten

Gebruik uw eigen woorden om de vraag te herhalen. Vraag bevestiging van de juistheid van uw versie, vooral als de vraag ingewikkeld of moeilijk te begrijpen is. Las wel een denkpauze in voordat u antwoord geeft. Voordelen:

  • u wint tijd om een antwoord te bedenken
  • u controleert of u de juiste vraag beantwoordt
  • u geeft de andere luisteraars de kans om mee te denken.
  • u geeft de indruk dat de vraag belangwekkend is; ook ú moet er kennelijk over nadenken!

Stel een controlevraag zoals “Klopt dat?”, “Begrijp ik het goed?” (minder persoonlijk en dus zeker niet kwetsend).

‘KISSSSS’

‘Keep It Short, Simple, Specific and Sincere, and say it with a Smile’ – houd het kort, eenvoudig en specifiek; wees oprecht en vertel het met een glimlach.

Gebruik voorbeelden

Het beste antwoord is vaak een concreet, praktisch voorbeeld.
Beschrijf een praktijksituatie.
Dit is een uitstekende gelegenheid om (nog eens) de naam van uw organisatie te noemen en uw deskundigheid te bevestigen.
Door een situatie te kunnen beschrijven, ontstaat er ruimte om nader te denken.

Praat tegen iedereenQuestions 1

Dit punt geldt uiteraard voor de hele presentatie, maar vooral tijdens het beantwoorden van vragen. Begin antwoord te geven aan degene die de vraag stelt, geef daarna aandacht aan alle aanwezigen door voortdurend ook anderen aan te kijken en rond af bij de vraagsteller.
Op deze manier houdt u de aandacht en belangstelling van iedereen vast.
U kunt de overige luisteraars ook vragen de hand op te steken als ze een voorval of situatie herkennen.
Betrek de deelnemers zoveel mogelijk bij wat u zegt!

Vermijd discussie

Als de vraagsteller doordramt of moeilijk doet, geef hem gelijk (hij heeft altijd gelijk – voor zichzelf!) en stel eventuele discussie uit tot in de pauze onder vier ogen.
Als u een andere mening heeft, zeg het gerust en blijf zijn mening respecteren. (Zie ook het volgende punt.)

Als u het niet weet

Als u een vraag krijgt waarop u geen antwoord heeft en u heeft geen collega’s bij u om u te helpen, uit dan uw dank voor de vraag.
Zeg duidelijk dat u het antwoord schuldig blijft – als hij zijn vraag voor u opschrijft (bijvoorbeeld op de achterkant van zijn visitekaartje), zoekt u het antwoord na de presentatie op.
Zorg dan wel dat u uw belofte nakomt! Ook hiermee bewijst u dat u de vraag belangrijk genoeg vindt om erop terug te komen.
U zult wel eens een vraag krijgen die u als bedreigend ervaart. U weet dan dat u, wat u ook als antwoord geeft, problemen kunt verwachten. In zo’n situatie kunt u het beste andere luisteraars inschakelen.
Naar aanleiding van hun reacties formuleert u dan uw antwoord in de vorm van een gunstige samenvatting van de gezamenlijke meningen. Zelf blijft u dan min of meer buiten schot.

Samenvatten

Pas op voor uitweidingen. Herhaal zonodig de vraag en vat die met het antwoord samen, voordat u verder gaat met de volgende vraag.
Controleer wel of de vraagsteller tevreden is met uw antwoord voordat u verder gaat.
Een waarschuwing: het kan voorkomen dat een vraagsteller zo stug is dat hij geen ‘ja’ zegt.
Ga gewoon door: “Van deze meneer krijg ik geen reactie meer, dus ik neem aan dat ik naar de volgende vraag kan gaan?” (Deze vraagsteller zal zich vast gepasseerd voelen, maar u moet op den duur toch ‘voor de groep’ kiezen.)
Vat alle vragen en eventueel uw antwoorden samen voordat u uw presentatie afsluit. Bijvoorbeeld:

“We komen aan het einde van onze gezamenlijke tijd.”

Of:

“Ik zie dat er geen vragen meer zijn.”

En dan:

“Uit uw reacties blijkt duidelijk hoe groot uw belangstelling is voor (dit onderwerp). (Herhaal de essentie van uw boodschap!) Uw vragen bevestigen hoe belangrijk het is dat we zo snel mogelijk een begin maken aan het invoeren van het nieuwe beleid. (‘Verkoop’ de volgende stap of de hand-out.) Zoals u weet, kunt u een samenvatting van de presentatie van vandaag en meer details vinden in de hand-out die voor u klaar ligt bij de deur. Neem het mee, neem het door, en onderneem de nodige acties die bij uw functie horen.”

Sluit bij voorkeur non-verbaal af: een vriendelijk hoofdknikje, een glimlach en een gebaar richting de deur.

Laat een positieve indruk achterImpression

Vooral in de vraag-en-antwoordsessie worden snel fouten gemaakt. U bent tenslotte spontaan bezig. Overweeg dus uw woorden, wees beleefd, wees zo veel mogelijk voorbereid (bedenk tevoren welke vragen u zou kunnen krijgen) en wees trots op uw werk, uw bedrijf, uzelf. Uw luisteraars hebben een goed geheugen voor het beeld dat ze van u vormen!

Tips

  • Bereid u voor op vragen die u zou kunnen ontvangen, of die u graag zou willen ontvangen.
  • Verander stellingen in uw presentatie in vragen, waardoor de luisteraar op dezelfde constatering komt.
  • Oefen met het positief formuleren van vragen aan de luisteraars, ook de retorische vragen.
  • Een vragensessie is de gelegenheid voor u om goed voor de dag te komen.
  • Graag specifieke vragen horen? Vraag uw dagvoorzitter, collega of bevriende luisteraar deze te stellen.
  • Wees bereid om zélf een vraag naar voren te brengen, die u zelf beantwoordt.

Tot slot…

U kunt een prima verhaal houden, maar als u het beantwoorden van vragen verprutst, gaat u af.
Het hanteren van de interacties met uw luisteraars is het ware teken van bekwaamheid – het zich daarin bekwamen, is aan ú!

 

 

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/versterk-communicatie/feed/ 0
Assertiviteit: sleutel tot succesvol onderhandelen https://www.perfectpresentation.nl/assertiviteit-en-onderhandelen/ https://www.perfectpresentation.nl/assertiviteit-en-onderhandelen/#comments Wed, 22 Jun 2016 10:00:01 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=4755 In zowel persoonlijke als zakelijke omstandigheden speelt assertiviteit – speciaal voor vrouwen – een belangrijke rol.
Waar het voor de een moeilijk is om te krijgen wat ze wil, slaagt de ander, en krijgt ze waar zij om vraagt. Kortom, ze weet te onderhandelen.Needs

Weet wat je wilt

Er zijn vele boeken over het onderwerp onderhandelen. In Nederland worden talrijke (grotendeels uitstekende) cursussen aangeboden om uw vaardigheden te verscherpen.
U leert dat onderhandelen discussie en compromis inhoudt. Maar vooral dat het een standpunt vergt, een standpunt gebaseerd op weten wat u wilt.
U leert duidelijker te worden in het concreet en tastbaar maken van deze doelen en ze te onderscheiden in primaire (‘dit wil ik echt’) en secondaire doelen (‘dit ben ik bereid om weg te geven of te verruilen’).

Durven

Vaak houden we ons in. We zijn niet bereid om enig risico te nemen om het cont(r)act te verliezen, om de relatie te verstoren, om ‘krenterig’ over te komen. We slikken dus de voorwaarden van de verkoper van het huis dat we zo graag willen. We zeggen niets, ook al hebben we het idee dat de rekening in het dure restaurant niet klopt.
Wilt u iets veranderen, dan is het essentieel om risico’s te durven nemen.
Wilt u voor uzelf en uw doelen opkomen, dan betekent het óók het nemen van risico’s.
‘Nee’ heeft u, ‘ja’ kunt u krijgen.

Specifiek zijn

U heeft uw doelen en u begint te onderhandelen. Ury en Fisher hebben een baanbrekend boek Getting to yes geschreven.
De titel zegt het al.
Zorg ervoor dat uw wensen duidelijk opgesplitst zijn in overzichtelijke stappen en werk deze lijst punt voor punt af.
Rangschik en verwoord uw wensen zo, dat de eerste reacties met ‘ja’ beantwoord kunnen worden.
Hoe vaker uw gesprekspartner ‘ja’ zegt, des te moeilijker het voor hem wordt om uiteindelijk ‘nee’ te zeggen.

“Jan, ben je tevreden met hoe ik het Janssen-project heb behandeld?”
(“Jazeker, Charlotte.”)
“Heb je de indruk dat de resultaten van onze afdeling gewaardeerd worden door de Raad van Bestuur?”
(“Nou, eigenlijk wel.”)
“Vind je dat we goed samenwerken?”
(“Zeker.”)

Op dit punt begint Jan zich af te vragen waar u heen wilt en nu komt u met uw wensen:

“Jan, kun je deze partij stoffen leveren volgens onze specificaties? Kun je ze leveren in één keer? Binnen 8 weken? Binnen 7 weken? En als we de betaling spreiden over 4 maanden?”

Zakelijk én privé

Being Assertive Logo (People)Merkt u wel eens dat u naar huis komt na een drukke dag, uw partner heeft ook een drukke dag gehad… maar dat hij verwacht dat u dan het eten klaarmaakt, de was draait en andere huishoudelijke taken doet?
Ook in de privé sfeer is het belangrijk om voor uzelf op te komen en dat betekent: onderhandelen.
In plaats van gewoon zeggen tegen uw man: “Ik wil dat je meer doet in het huis” geeft u specifiek aan wat hij kan doen.
U onderhandelt over de hele waslijst van taken:
“Jan, wil jij de was ophangen terwijl ik de keuken opruim? Dan kunnen we samen het eten klaarmaken.”

Sta in de schoenen van de ander

‘Voor wat hoort wat’ is een uitstekende achtergrondgedachte terwijl u uw onderhandelings­strategie maakt.
Bedenk wat in het belang van de ander is, wat hij zoekt, wat hij nodig heeft.
Hoe zou hij kunnen reageren op uw voorstellen? Neem eventueel een stapje terug in de presentatie van uw punten; zoek steeds de ‘win-win’ oplossing – een plan waar de ander ook voordeel in ziet, zodat hij er ‘ja’ tegen kan zeggen zonder z’n gezicht te verliezen.
Wat zou Jan zeggen als ik hem vraag om een hoger salaris?
Hoe zou Janssen reageren wanneer ik hem vertel dat ons uurtarief met 10% omhoog gaat?
Zoek antwoorden die u inzicht geven in wat de ander terug verlangt.

Strong woman

Voorbereiding

Repeteer uw onderhandelingspresentatie. Met uw partner, met een vriendin. Luister naar de feedback.
Repeteer alleen, in uw gedachten. Visualiseer hoe het gesprek gaat: zie in uw gedachten zoveel mogelijke details van de omstandigheden en speel dit ‘innerlijke drama’ zoals u het graag wilt zien. (Het is tenslotte uw eigen theater!)
Als u merkt dat u bepaalde hulpmiddelen nodig heeft om uw voorstel kracht bij te zetten, noteer dit en maak ze in orde.
Heeft u aantekeningen nodig? Maak ze klaar. Uw voorbereiding maakt indruk!
Denk aan de juiste kleding voor de situatie. Formeel, minder formeel? Rok, pak, jasje?

Het juiste moment

De keuze van moment en gelegenheid kan doorslaggevend zijn voor het succes van je voorstel.
Heeft u net een flater geslagen tijdens een vergadering, dan kunt u beter daarna geen opslag vragen!
Wacht tot het moment rijp is.

Vraag om wat u wilt

  • Geef eerst aan wat het voordeel is van wat u gaat vragen. De ander weet dus duidelijk dat u aan het resultaat heeft gedacht. “Jan, als ik een secretaresse krijg, al is het maar voor 3 dagen per week, weet ik dat ik mijn productiviteit vele malen kan verhogen.” (Eventueel met hoeveel, uitgedrukt in cijfers.) “Lieverd, als je bereid bent om gedurende twee jaar geen tweede vakantie te nemen, dan kunnen we de afbetaling voor ons eigen huis sneller regelen.”
  • Herinner de ander aan uw bijdragen en successen. “Jan, je weet dat met dat Janssen-project we de omzet van de afdeling met 30% hebben verhoogd.”
  • Leg duidelijk uit wat u wilt. “Jan, ik wil 10% opslag, drie extra vakantiedagen, en een auto van de zaak.” “Schat, drie avonden van de week mag je lekker luieren op de bank terwijl ik het eten klaarmaak. Drie avonden ga ik luieren, dan maak jij het eten klaar. En op de overblijvende dag gaan we gezellig uit eten.”
  • Vraag om een positieve reactie. “Mag ik ervan uitgaan dat je het met mijn voorstel eens bent en het doorgeeft aan personeelszaken?” “Lieverd, doe je dit nou voor mij – voor ons?”

Wees positief

U heeft uw positie duidelijk gemaakt en verteld wat u wilt.What do you think?
U vertelt dit duidelijk, rustig en met charme.
Uw gesprekspartner legt zijn standpunt uit. Er komt een suggestie voor een alternatief.
Blijf ontspannen. U hoeft niet meteen met een compromis te komen.
U heeft het onderwerp aangekaart, dat is al heel wat. De ander weet wat u wilt.
Houd de inhoud van het gesprek positief en blijf in contact met uw gesprekspartner.
Een bekwaam onderhandelaar blijft kalm, to-the-point en haalt geen oude koeien uit de sloot.
Uw krachtigste communicatiemiddel op zulke momenten is de stilte, in combinatie met een ontspannen gezicht en oogcontact.
Wanneer u tevreden bent met de conclusies, herhaalt u ze in uw eigen woorden, u bedankt, bevestigt eventueel het tijdstip van het vervolggesprek, en u vertrekt.
Geef uzelf een schouderklopje.
En bereid u voor op de volgende ronde.

 

Boundaries

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/assertiviteit-en-onderhandelen/feed/ 2
E-mailfocus: help de lezer tot de kern te komen https://www.perfectpresentation.nl/e-mailfocus/ https://www.perfectpresentation.nl/e-mailfocus/#respond Sun, 22 May 2016 10:00:21 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=4713 Een volle Inbox is tegenwoordig meer regel dan uitzondering.
Voor velen, zoals verkopers, is het een continue uitdaging om door te dringen bij uw relatie.
Daarom deze tips om bij de ontvanger meteen aandacht te trekken voor úw bericht.

  1. Gebruik een originele invulling van het ‘Onderwerp’-veld.
    Waar het belangrijk is om een kernwoord te herhalen, doet u dat zónder Re: (dat overigens hetzelfde als ‘onderwerp’ betekent):

[Kernwoord]: volgende stap
>> [Kernwoord]: voorbereiding op vergadering

Ook het gebruik van aansprekende emoticons (als uw e-mailprogramma deze toelaat) in het ‘Onderwerp’-veld valt op en onderscheidt úw bericht van alle nietszeggende Re:-berichten.
Laat dit veld vooral een indicatie geven waarover het actuele bericht gaat in plaats van te refereren aan oude correspondentie.Focus
Ook kunt u dit veld als inleiding tot de ware inhoud van uw bericht gebruiken:

Dank je, Erwin…

[tekstveld]… voor je snelle reactie en aanvullende informatie!

Zo betrekt u meteen de ontvanger erbij en versterkt u de relatie door eenvoudigweg een waardering te uiten.

  1. Schrap alle ‘rommel’ uit uw bericht. Kom de lezer tegemoet om zo snel mogelijk te kunnen lezen wat hij moet weten.
    Deze afbeelding laat gangbare automatisch geplaatste rommel zien, waarbij de volgende vragen aan de orde komen:
    Verzonden van…
    – Weet u zéker dat het werkelijk relevant is dat uw correspondent weet welk apparaat u gebruikt?
    Disclaimer
    – De ellenlange en klakkeloze disclaimers hebben géén juridische waarde en kunnen weg. Lees link 1 en link 2 om u verder te informeren over de nutteloosheid van deze rommel.
    ‘Denk voordat u print’
    Toen dit eerst verscheen zo’n 15 jaar geleden was het aardig. Inmiddels komt het gebruik van zo’n kreet oubollig over.
    Reclame
    IncrediMail, AVG en Avast: dat u ervoor kiest om reclame voor een andermans software te maken, is úw zaak. Maar overweeg hoe het bij de ontvanger overkomt.
    Het heeft overigens weinig zin om uitgaande berichten te scannen op virussen…

Andere ‘signatures’
Wees zuinig met het steeds verzenden van een vaste signature die automatisch geplaatst wordt.
Bij nieuwe berichten aan nieuwe relaties gebruikt u een lange versie met logo, contactgegevens en KvK-nummer. Bij alle andere berichten gebruikt u een korte of geen.

Reactie van iemand die het begrijpt

Het zat ergens diep in het programma verstopt, maar nu ben ik die melding mooi kwijt! Als ik nu nog zelf die tekst kon aanpassen, maar nee. ‘Verzonden van mijn iPad’ vind ik ook irritant. Waarom moet ik weten dat iemand een iPad heeft (duh…) én dus ergens moeizaam met dikke vingers een berichtje aan mij heeft staan/zitten tikken? Volslagen overbodige informatie. Dus, ja, ik ben blij dat je me erop attent maakte…
Paul T.

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/e-mailfocus/feed/ 0
Een TED Talk houden? Stof tot nadenken! https://www.perfectpresentation.nl/ted-talk-houden/ https://www.perfectpresentation.nl/ted-talk-houden/#respond Fri, 22 Apr 2016 10:00:24 +0000 http://www.perfectpresentation.nl/?p=4589 TED Talk: de opstap naar grootsheid?

TED 1

Het ronde rode vloerkleed, de korte, krachtige monologen (wel of niet met visuele ondersteuning)… TED en TEDx Talks zijn inmiddels even ingeburgerd als video’s op YouTube en ‘googlen’ als synoniem voor ‘opzoeken’.
Zo’n presentatie lijkt een sleutel tot bekendheid te zijn en vergroot zakelijk succes. Is het écht zo eenvoudig?

Hier een aantal inzichten in de presentatie zelf.

Onderwerp

Het is een mythe dat u wérkelijk iets belangrijks te zeggen moet hebben. Het gaat voornamelijk om uw interpretatie van een feit, gebeurtenis of kennisgebied.
Een ‘sexy’ ofwel aantrekkelijke en intrigerende titel is hierbij van belang. De nummer 1 bekeken Talk, met meer dan 35 miljoen hits, is van sir Ken Robinson en gaat over de defecten in het schoolsysteem, met als titel ‘Do schools kill creativity?’

Verpakking: kleding

Velen vergeten dat de verpakking de drager van de boodschap is. Jamie Oliver verkiest het om in oude jeans, gympjes en een los overhemd te presenteren. Sommige vrouwen gebruiken (te) hoge hakken waardoor ze wiebelen. Een ander draagt een smoking… met bruine schoenen.
Hoe dan ook, aandacht voor kledingkeuze en persoonlijke verzorging (wel/niet naar de kapper, wel/niet scheren) dragen in hoge mate bij aan de indruk die u maakt.
Zorg er vooral voor dat, hoe u eruit ziet, uw gewenste imago (= hoe u graag gezien wilt worden) optimaal ondersteunt.

Verpakking: non-verbaal

Zo moet ook uw lichaamstaal het door u gewenste imago ondersteunen. Als u gezien wilt worden als vriendelijk en toegankelijk, is de inmiddels standaardhouding van verstrengelde vingers voor de buik, met de ellebogen vast tegen de romp geklampt, uit den boze.
Lees meer over de juiste houding.
Wat vooral belangrijk is, is dat u zich ontspant, zowel uw hele lichaam als vooral uw schouders, waardoor de kans op functionele gebaren toeneemt.
Gebruikt u projectie, dan heeft u natuurlijk een afstandsbediening. Laat deze bescheiden aanwezig zijn en weersta de eventuele neiging om ermee te spelen.
Ook de ruimte die u inneemt is belangrijk. Ja, er is dat rode vloerkleed dat uw actieradius lijkt te beperken. Maar zelfs binnen die ruimte is het mogelijk om op gepaste momenten uw lichaam te verplaatsen terwijl u praat, om dan op een andere plek even stil te staan. U loopt ten minste 2 stappen – er is er immers ruimte – en u pauzeert; dit voorkomt drentelen.
Onthoud dat er tot 9 camera’s op u gericht zijn om uiteindelijk een fraaie clip te kunnen posten. Alle voor u kleine ‘schoonheidsfoutjes’ – zoals bij Simon Sinek die steeds aan z’n bril zit – worden dan uitvergroot en leiden af.

Simon Sinek

Visuele ondersteuning…

… is geen vereiste en mag geenszins afleiden van wat u te vertellen heeft. Onthoud dat ú de presentatie én de boodschap bent. Het is geen saaie presentatie-op-het-scherm die de aanwezigen moeten lezen.
Wat u projecteert, moet werkelijk de overdracht van uw kernboodschap ondersteunen. Wat u erbij zegt, is dan de bevestiging en eventueel de verklaring van wat u laat zien.
Onthoud hierbij dat het gebruik van projectie een uitstekend middel is om functionele stilte te laten ontstaan. Vertel wat u gaat laten zien, laat het zien, dan blijf even stil – de aandacht gaat immers nu naar het scherm.
Het is cruciaal dat uw aandacht gericht blijft op de zaal – kijken over uw schouder of draaien naar het scherm wordt sterk afgeraden!

Lengte

In tegenstelling tot vele (zakelijke) presentaties, wordt bij TED nauwkeurig op de duur gelet. U heeft maximaal 18 minuten – inclusief de kostbare stiltes. De TED-redactie werkt aan uw aangeboden tekst om onder meer de lengte te waarborgen.

Woorden mogen uitsluitend dienen om de stilte te verbeteren.
Karel Jonckheere

Humor

Zijn humoristische TED Talks succesvoller? Misschien. Zoals met alle presentaties – net als in het dagelijkse leven – hoort er een vorm van humor bij. Geforceerd een mop tappen, werkt averechts. Interessante woordspelingen, verrassende vragen, een zelfonthulling, stilte… die werken het beste.
En de beste Talks? Die blinken uit in authenticiteit en persoonlijke passie.

Taal

Moet uw Talk in het Engels zijn? Tenzij u bewust internationale aandacht zoekt, is het zaak om uw verhaal in correct Nederlands te houden. Kiest u wél voor Engels, dan is het zaak om voor een hoge kwaliteit in de tekst (er is geen ruimte voor steenkool-Engels!) en correcte uitspraak de nodige zorg te dragen.
Let wel: TED heeft een heel uitgebreid netwerk vrijwilligers om Talks in lokale talen te voorzien van een vertaalde tekst en ondertiteling. TED streeft ernaar om meer Talks in andere talen te stimuleren.

Teksttips: inhoud

Bij het schrijven is het zaak om te beginnen. Redigeren komt later wel. Begin met het opschrijven van alles wat ú denkt dat bij uw thema behoort.
Onthoud dat de luisteraars uiteindelijk maar twee essenties ‘meenemen’: een beeld van u als spreker, als persoonlijkheid én een kernboodschap van maar 10-15 woorden. De overige woorden, voorbeelden en interacties vormen de nodige verpakking.
Tijdens volgende bewerkingsrondes werkt u aan het volgende:
– omzeil ‘niet’ en ‘maar’ omwille van positieve formuleringen die beter beklijven
– breek lange zinnen op in kortere zinnen met de nodige pauzes
– vervang waar mogelijk ‘ik’ door ‘u’ (behalve in duidelijke anekdotes)
– kijk of het mogelijk is om een stelling om te zetten in een vraag
– zet ‘ik vind…’ om in woorden die meer uitdrukking geven aan uw passie: ‘ik geniet’, bijvoorbeeld. Meer lezen over dit onderwerp, met meer voorbeelden.
Meer tips om in contact te blijven met de luisteraars.

Teksttips: vorm

U maakt gebruik van een teleprompter ofwel autocue (feitelijk 2-3) zodat u steun heeft bij het presenteren van uw verhaal.
Daarom kunt u beter bij het opschrijven van de zinnen duidelijke onderbrekingen plaatsen voor een natuurlijke adempauze. Zet een teken als [spatie]…[spatie] om de zin op te splitsen.
Geef uzelf zo nodig ook instructies zoals >>> STILTE <<< of >>> VERPLAATSEN <<<.
Plaats vooral elke nieuwe zin op een nieuwe regel.
Vervang komma’s en dubbelpunten door een ellips (‘beletselteken’) ( … ) met spaties.
Bij het lezen neemt u alleen de woorden op die tussen interpuncties ( … ! ? ) liggen en terwijl u de zaal inkijkt, spreekt u ze uit. Bij een interpunctie haalt u adem, waardoor ontspannen, rustige stiltes ontstaan in uw verhaal.

Laatste twee tips

  • Klaar met uw verhaal? Weersta de verleiding om de cliché van ‘Dank u wel’ te zeggen. Er zijn zeker andere manieren om af te ronden (lees deze PDF).
  • Klaar – en u ontvangt applaus? Blijf dan staan en aanvaard het applaus. Pas nadat het applaus wegebt, mag u vertrekken.

Dus TED Talk is een opstap naar grootsheid?

Misschien wel, misschien niet. Maar een Talk is wel degelijk een prestatie die u als een persoonlijke en professionele uitdaging kunt beschouwen.

Meer over TED Talks

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/ted-talk-houden/feed/ 0