De 10 e-Geboden – Perfect Presentation https://www.perfectpresentation.nl Een nieuw en krachtig paradigma van communiceren en presenteren! Sat, 12 Aug 2017 10:32:17 +0000 nl hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.3.2 Het 10e e-Gebod: Gij zult bewuster worden van het nut en de gevolgen van uw e-communicaties https://www.perfectpresentation.nl/het-10e-gebod-gij-zult-bewuster-worden-van-het-nut-en-de-gevolgen-van-uw-e-communicaties/ https://www.perfectpresentation.nl/het-10e-gebod-gij-zult-bewuster-worden-van-het-nut-en-de-gevolgen-van-uw-e-communicaties/#respond Thu, 22 Sep 2011 11:00:25 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=1128
De essentie van dit gebod betreft het vermijden van alles dat ‘standaard’ en ‘automatisch’ is.

Kiezen hoe te mailen = bewustwording!

Lettertype
Het is verrassend hoeveel e-mailers het Arial-lettertype gebruiken. Terwijl Verdana speciaal ontwikkeld werd voor Microsoft en, net als lettertypes zoals Tahoma, Shruti, Lucida en Calibri allemaal duidelijk leesbaarder zijn.
Velen gebruiken dan Arial in 11, 12 of 13 punten (lettergrootte) en zelfs vet om de letter leesbaarder te maken – in plaats van simpelweg het installeren van een ander default-lettertype.

Disclaimer
Is het u opgevallen dat steeds meer bedrijven en individuen het nodig vinden om een ‘disclaimer’ toe te voegen aan alle e-mails, zelfs al gaat het simpelweg om de beves­tiging van een lunchafspraak?
Meestal gebeurt deze toevoeging op het niveau van de systeembeheerder en het is helaas niet iets dat zomaar uitgezet kan worden, zelfs niet door de baas …

Een bekend internationaal accountancy- en consultancybedrijf had 4 regels in de plaatselijke taal en in het Engels. In 2008 werd dat aantal regels verhoogd tot 17 in beide talen!
Een branchecollega van dit bedrijf heeft voor zichzelf een elegante en eenvoudige oplossing gevonden met deze ene regel in het Engels:

This e‐mail and its attachments are subject to the disclaimer at www.[company name].com/disclaimer

Handtekening
Vergelijkbaar is het ‘handtekeningblok’: een of twee regels met afrondende groet en formaliteiten, een getikte of gescande handtekening, de functie, naam van bedrijf en alle contactdetails. Automatisch
toegevoegd aan alle berichten, zelfs aan geregelde correspondenten.

Ontvangstbevestiging
Een ander vaak misbruikte instelling is de ‘lees- of ontvangstbevestigi
ng’. Voor alles. Zelfs een internetmopje!
Misschien krijgt u meer bevestigingen door de ingebouwde bevestiging uit te zetten en deze woorden toe te voegen aan uw bericht:

Jan, wil je ajb de ontvangst bevestigen?

En zelfs dan biedt dit geen zekerheid. Geef toe, dat u ook ooit het automatische verzoek om een leesbevestiging heeft uitgezet …

Nadruk
Gebruik vet en cursief om belangrijke woorden in uw tekst te benadrukken.
Het simpele feit is dat door de dagelijkse drukte uw teksten in het algemeen minder aandacht bij de ont­vanger krijgen dan die ú eraan besteedt!
Een enkel blok tekst zonder benadrukking komt saaier over en krijgt dus minder aan­dacht.
Maak spaarzaam gebruik van HOOFDLETTERS voor berichten in platte tekst.

Cc
Er heerst een cultuur van het verzenden van cc’s aan ‘iedereen’ alsof het erom gaat te bewijzen hoe hard er gewerkt wordt.
Om zoveel berichten te ontvangen is voor nagenoeg iedereen belastend.
In bepaalde e-mailprogramma’s kunt u deze cc-berichten in een andere kleur laten verschijnen in uw inbox, of ze meteen doorsturen naar een aparte cc-inbox die een naaste buurman is van de afvalemmer!

Vooral als het privéberichten betreft of het doorsturen van internetmoppen, zie waar u de bcc-functie kunt gebruiken in plaats van cc of, nog erger, in het ‘aan’-veld.
Bcc beperkt het verspreiden van spam en heeft verder het grote voordeel van het beschermen van de privacy van uw correspondenten, laat staan de integriteit van uw adressenbestand.
Belangrijk: zelfs LinkedIn heeft een Bcc-veld!

Nuttig onderwerp
Nooit de automatisch ingevulde Re: noch Fwd: gebruiken.
Bedenk zelf een eigen tekst die de inhoud van het actuele bericht – uw reactie – beschrijft.
Probeer ook dit: begin de eerste zin van uw bericht in het onderwerpveld, dan ga verder in het tekstveld.
U zou verbaasd kunnen zijn hoe effectief en opvallend dit is.
‘Bedankt voor …’ of ‘Dank voor …’ is een bijzonder vriendelijke en aantrekkelijke manier om een bericht te beginnen:

Onderwerp: Bedankt voor je snelle reactie …

[twee lege regels in het tekstveld]

… die me enorm ondersteunt bij dit project, Jan!

Zie hier ook het ontwijken van ‘Beste’ of ‘Hallo’ of (steeds vaker) ‘Hoi’, het gebruik van vet voor de naam, en het uitroepteken.

Overweeg eens om meteen het kernonderwerp te noemen, gevolgd door de actie of secondair onderwerp:

Onderwerp: J&JP projectvoorstel: nodig voor de vergadering op [datum]

Wees persoonlijk
U doet zaken met mensen, niet met bedrijven. Wees dan consequent en schrijf aan een individu in plaats van aan zijn e-mailadres.
Toegegeven, dit is soms de eerste keer onmogelijk omdat u gebruik moet maken van een info@ …-adres of klantenservice@ …

Als u een eigen domein heeft, is het ook zaak om een info@…-adres te personal­iseren: marc@… of m.van.akkeren@… is zeker persoonlijker!
Het is verbazingwekkend hoeveel ‘eenpitters’ bij een onpersoonlijke info@-benaming blijven!

 

Tot slot …
Deze serie van 10 e-Geboden biedt u stof tot nadenken en veel mogelijkheden om bewuster en efficiënter gebruik te maken van e-mail.
Geniet ervan en doe er uw voordeel mee!

 

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/het-10e-gebod-gij-zult-bewuster-worden-van-het-nut-en-de-gevolgen-van-uw-e-communicaties/feed/ 0
Het 9e e-Gebod: Gij zult de ontvanger helpen uw bericht te lezen https://www.perfectpresentation.nl/het-9e-gebod-gij-zult-de-ontvanger-helpen-uw-bericht-te-lezen/ https://www.perfectpresentation.nl/het-9e-gebod-gij-zult-de-ontvanger-helpen-uw-bericht-te-lezen/#comments Mon, 22 Aug 2011 11:00:19 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=1126 Als u effectief wilt e-mailen en veel te vertellen heeft, overweeg om meer berichten te versturen.
Ieder bericht, met een ander onderwerp, krijgt een ander num­­mer in het onderwerpveld:

(1) Vergadering vrijdagKiezen hoe te mailen = bewustwording!

(2) Afspraak ivm reis naar klanten in Italië

Uw berichten zijn dan korter, en zo verhoogt u de kans dat ú niets mist en de ontvanger ook niet!

Door iedere nieuwe zin op een nieuwe regel te beginnen, verhoogt u de leesbaarheid en dus de aandacht voor de inhoud.
Let wel: de verpakking is de drager van de inhoud.
De afwisselende regellengte – te vergelijken met de zogenaamde ‘Engelse regelval’ ofwel ‘niet-uitgevulde tekst’ – is een continue visuele prikkel.
Vergelijk zo’n tekst met een groot blok ‘justified’ ofwel uitgelijnde tekst (de rechter- en linkermarges zijn recht en gelijk) en dan ziet u duidelijker hoe de afwisselende regellengte de leesbaarheid verhoogt.
Dit staat los van welke tekstvorm u ‘mooier’ vindt!

Om uw lezer verder te helpen, geef iedere alinea een korte, aantrekkelijke, prikkel­ende kopregel (ja, in vet en zonder verdere interpunctie behalve misschien ! of ?).
Let wel
er zijn schrijvers die de volgende kopregel gebruiken:

KOPREGEL:

Eenvoudig gezegd is dit ‘overdone’. Er zijn ook lezers die zo’n kopregel als een hyperlink zien en er op proberen te klikken!

Om uw communicatie nog effectiever te maken, behandel eerst de belangrijkste zaken.
Zij krijgen dan de meeste aandacht en hebben het voordeel dat ze meteen op het scherm verschijnen zonder de scroll-functie te hoeven gebruiken.

Als het om langere, meer complexe teksten met veel punten gaat, overweeg om een Word-document als bijlage te sturen.
Gebruik dan uw e-mail als begeleidend schrijven.


Volgende maand

Het 10e e-Gebod: Gij zult bewuster worden van het nut en de gevolgen van uw e-communicaties

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/het-9e-gebod-gij-zult-de-ontvanger-helpen-uw-bericht-te-lezen/feed/ 2
Het 8e e-Gebod: Gij zult alle onnodige inhoud schrappen https://www.perfectpresentation.nl/het-8e-gebod-gij-zult-alle-onnodige-inhoud-schrappen/ https://www.perfectpresentation.nl/het-8e-gebod-gij-zult-alle-onnodige-inhoud-schrappen/#respond Fri, 22 Jul 2011 11:00:08 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=1121 Er is een groot aantal e-mailers die het ‘normaal’ vinden uw aan hen verzonden foto’s, illustraties, moppen, complete teksten alsook een scherm-grote ‘disclaimer’ van uw bedrijf te sturen … allemaal samen met hun korte antwoord. Er zijn echter vele redenen om ver­standig te selecteren wat u met uw antwoord mee terugstuurt.

Cas, een relatie, belt en vraagt om informatie.Kiezen hoe te mailen = bewustwording!
Ook vraagt hij hoe het met me gaat.
We spreken af dat ik later op de dag een e-mail schrijf.
Inderdaad, later gaat een e-mail met de bevestiging van een aantal (zakelijke) afspraken én wat persoonlijke onderwerpen naar aanleiding van het persoonlijke onderdeel van het gesprek de deur uit.
In zijn reactie op mijn bericht laat Cas weten dat hij mijn bericht heeft door­gespeeld aan een collega die ons afgesproken (zakelijk) programma verder gaat uitwerken.
Heeft hij mijn bericht gesaneerd en alleen het zakelijke deel doorgestuurd?
Nee, het hele bericht heeft hij klakkeloos doorgestuurd …
Een les voor ons beiden …?

U heeft vrijwel zeker ooit een bericht gekregen met Fwd: Fwd: Fwd: in het onder­werpveld (sommige e-mailprogramma’s staan maar één Fwd: of Re: toe), en met een enorme lijst aan details in meer dan één ‘infoblok’ van en over mensen die u niet eens kent, en met tig verschillende ‘disclaimers’, ‘Einde doorverzonden bericht’-meldingen, een aantal ‘This message has been scanned for virusses’-meldingen door AVG, SPAMfighter of dergelijke en verschillende afrondende groeten en ‘signatures’ van onbekenden.

Is dit écht zo intelligent?

Er is heus veel te zeggen voor het opnemen van (een deel van) de ‘historie’ in sommige zakelijke e-mails … zoals de meest recente informatie om misschien wat tijd te besparen.
EN, er is een nog betere oplossing omdat belangrijke berichten moeten worden gearchiveerd volgens onderwerp (zaak), bedrijf of project.

De basisregel wanneer u een bericht beantwoordt, is om alle onnodige details en informatie te schrappen, vooral wanneer u vrijwel zeker weet dat de zender het originele bericht nog heeft – zoals wanneer u per omgaande beantwoordt.
Omdat het originele bericht gericht is aan uzelf, kunt u gerust de aanhef (‘Hoi, David!’, ‘Geachte heer Bloch’) schrappen.

Maak gebruik van het infoblok (de 4-6 regels onder de woorden ‘Oorspronkelijk bericht’) en schrap alles behalve een aantal sleutelwoorden in het tekstveld, en voeg eventueel [etc.] toe:

Bedankt voor je input voor het programma op 10 april … [etc.]

Zo kan de ontvanger direct identificeren over welk bericht het gaat en wáár het over gaat, namelijk úw reactie.
Als u specifiek wilt reageren op verschillende punten uit het bericht ontdekt u een van de voordelen van e-mail boven ‘gewone’ brieven.
Gebruik het tekstveld op deze manier:

➤ Voeg altijd 1-2 lege regels toe; zo verzekert u zich ervan dat wanneer uw antwoord ooit geprint wordt, er voldoende ruimte tussen het bericht zelf en het infoblok is.
➤ Gebruik geen aanhef zoals in een brief, maar neem de ontvangers naam op in uw openingszin en laat weten dat u uw reacties in de originele tekst tussenvoegt:

Dank je, Wim, voor je duidelijke input voor het programma voor vrijdag 10 april.

Zie verder […] hieronder:

  • Om er zeker van te zijn dat u op alle punten van Wim reageert, tik tweemaal ‘enter’ na ieder punt en plaats uw opmerking tussen […] of {…} of na >>.
  • Deze benadering zorgt ervoor dat u niets overslaat (tenzij bewust), u kunt alle onnodige tekst (van Wim) schrappen behalve sleutelwoorden en u kunt het letter­type, de lettergrootte en kleur gebruiken die standaard zijn in úw bedrijf.
  • Aan het einde (na het deleten van Wims afrondende groet) kunt u uw groet toevoegen samen met de te verwachten vervolgstappen en u plaatst uw digitale handtekening of voegt uw naam toe.
  • Als dit deel uit maakt van een reguliere uitwisseling is het absoluut onnodig om steeds geheel uw persoonlijk ‘contactinfoblok’ (‘signature’) mee te zenden.

Nog enkele punten ter overweging

  • Velen zijn dusdanig gewend om te reageren op e-mails door hun eigen ‘brief’ (hun eigen monoloog) te schrijven bovenaan het ontvangen bericht, dat er behoorlijke weerstand kan zijn om te experimenteren met deze hoogst efficiënte benadering.
  • Gebruikers staan erop de ‘historie’ steeds mee te zenden ondanks alle gebrek aan logica. Toch zouden ze nooit uw (papieren) brief mee terugsturen samen met hun (papieren) antwoord …
  • Verder zouden ze nooit hun antwoorden ‘knippen en plakken’ tussen de regels van een oorspronkelijke papieren brief. U zou kunnen overwegen deze functionaliteit te beschouwen als een specifiek voordeel van e-correspondentie, zodat de ‘historie’ onnodig wordt. Het is mogelijk dat gebruikers moeite hebben met het stilstaan bij een alternatief voor wat is inmiddels gewoontegedrag geworden; juist daardoor ervaren ze weerstand om iets nieuws te proberen al is het efficiënter en logischer.

 

Volgende maand

Het 9e e-Gebod: Gij zult de ontvanger helpen uw bericht te lezen


]]>
https://www.perfectpresentation.nl/het-8e-gebod-gij-zult-alle-onnodige-inhoud-schrappen/feed/ 0
Het 7e e-Gebod: Gij zult foto’s verzenden in een passende (digitale) grootte https://www.perfectpresentation.nl/het-7e-gebod-gij-zult-fotos-verzenden-in-een-passende-digitale-grootte/ https://www.perfectpresentation.nl/het-7e-gebod-gij-zult-fotos-verzenden-in-een-passende-digitale-grootte/#comments Wed, 22 Jun 2011 11:00:33 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=1119 Het is waar dat in sommige landen bandbreedte tegenwoordig min of meer onbeperkt is.
Toch is er nog steeds sprake van het beperken van het verkeersvolume (‘data capping’) in landen zoals Zuid-Afrika.

En niet alle gebruikers van smartphones en tabletten – laat staan simpelweg UMTS-verbindingen op de laptop – hebben een abonnement met onbeperkt internet.
Onthoud ook dat er nog steeds landen zijn waar gebruikers met lage én gebrekkige kb/s-verbindingen kampen.Kiezen hoe te mailen = bewustwording!

Daarom gaat dit gebod over het stil staan bij de grootte van foto’s die u zendt als bijlage of opgenomen in het tekstveld van uw e-mail.
Het verzenden van een schattig vakantie­kiekje van uw baby in 2,5 Mb-format is ‘not done’ – tenzij er een duidelijke afspraak is dat de ontvanger deze resolutie wil hebben in verband met hoge­kwaliteits­drukwerk.
Zogenaamde ‘resizing’ resulteert in een foto van 35-80 kb van prima kwaliteit met het voordeel van snelle transmissie en ontvangst.
Ook pdf’s kunnen verkleind worden om dezelfde reden en zonder merkbaar verlies aan kwaliteit en leesbaarheid.

 

 

Volgende maand

Het 8e e-Gebod: Gij zult alle onnodige inhoud schrappen


]]>
https://www.perfectpresentation.nl/het-7e-gebod-gij-zult-fotos-verzenden-in-een-passende-digitale-grootte/feed/ 2
Het 6e e-Gebod: Gij zult zinnig gebruik maken van bijlagen https://www.perfectpresentation.nl/het-6e-gebod-gij-zult-zinnig-gebruik-maken-van-bijlagen/ https://www.perfectpresentation.nl/het-6e-gebod-gij-zult-zinnig-gebruik-maken-van-bijlagen/#respond Sun, 22 May 2011 11:00:09 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=1115
Ondanks de paperclip-icon in de Inbox is het al te gemakkelijk om een bijlage over het hoofd te zien in de dagelijkse drukte en de toename van het aantal e-mails.
Daarom is het regel om altijd de bijlage te noemen in de hoofdtekst van de e-mail, en niet onder­aan de afrondende groet met de naam van de zender zoals gebruikelijk in een brief.Kiezen hoe te mailen = bewustwording!
Beschrijf enigszins waar de bijlage over gaat:

Zie de bijlage – kopie van de brief aan de RvB van [datum].

Dat werkt prima als de bijlage een herkenbare naam heeft (Brief RvB [datum] versie 3.doc), maar als het slechts een code is (brf-2876rvb.doc) dan is het raadzaam om de bestandsnaam specifiek te noemen:

Zie de bijlage brf-2876rvb.doc – kopie van de brief aan de RvB van [datum].

Formele documenten kunt u beter als beveiligde bestanden of pdf sturen. Een pdf heeft additionele voordelen:

  • Het is kleiner dan het originele bestand.
  • De leesbaarheid in de oorspronkelijke formattering wordt gewaarborgd: het pdf-format bewaart de originele vorm, zelfs al gebruikt u een lettertype dat ontbreekt in het tekstverwerkingsprogramma op de computer van de ontvanger. De lay-out (bladspiegel) blijft gehandhaafd. (Behalve – en dit blijft niettemin een probleem – wanneer u te maken heeft met het verschil tussen Amerikaanse ‘A4’ en die van alle andere landen.) Pdf heeft verder het voordeel dat het los staat van verandering in andere software – een prima voorbeeld is de ‘upgrade’ in Word van doc- naar docx-bestandstype.
  • Verborgen informatie: originele bestanden verbergen veranderingen in het bestand, opmerkingen tijdens proeflezen of commentaar van collega’s. Meestal wilt u deze verborgen houden, wat lukt met een pdf-versie. Precies om deze reden werd het uitwisselen van documenten bij de Britse Parlement verplicht in pdf-format.
  • Bij het uitwisselen van informatie kan een ander geen nieuwe versie maken van uw originele document. Wel kunnen digitale ‘Post-It’-opmerkingen toegevoegd worden.

Wanneer u een bijlage ontvangt die u dient aan te passen, zorg ervoor dat u het aangepaste document veilig wegschrijft (waar u het gemakkelijk kunt vinden!) en dat u dit document als bijlage aan uw antwoord toevoegt.
Waarschijnlijk heeft u al ontdekt dat het nuttig is om het document dat u gaat aanpassen alvast bij het opslaan te hernoemen, al is het alleen met het toevoegen van de voorletters van uw naam.

Bijlagen van e-mails worden weggeschreven door uw computer op ‘verborgen’ locaties.
Wanneer u een geopend document aanpast en alleen maar op ‘save’ klikt, is het vaak heel lastig om uw aangepaste versie opnieuw te vinden.
Wanneer u de (originele) bijlage opnieuw opent, is het precies dát: de originele bijlage … en al uw werk is verdwenen.

Zorg er bewust voor dat u de bijlage toevoegt (tip: toevoegen voor dat u het tekstveld van het bericht invult) om het naverzenden van een ‘oeps!’-bericht te voorkomen.

 

Volgende maand

Het 7e e-Gebod: Gij zult foto’s verzenden in een passende (digitale) grootte


]]>
https://www.perfectpresentation.nl/het-6e-gebod-gij-zult-zinnig-gebruik-maken-van-bijlagen/feed/ 0
Het 5e e-Gebod: Gij zult hyperlink-aanduidingen vermijden behalve in e-mails en op websites https://www.perfectpresentation.nl/het-5e-gebod-gij-zult-hyperlink-aanduidingen-vermijden-behalve-in-e-mails-en-op-websites/ https://www.perfectpresentation.nl/het-5e-gebod-gij-zult-hyperlink-aanduidingen-vermijden-behalve-in-e-mails-en-op-websites/#respond Fri, 22 Apr 2011 11:00:59 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=1105 Zoals u waarschijnlijk weet biedt een hyperlink in digitale communicatie de mogelijk­heid om door te klikken.
Zo’n hyperlink staat dan als onderstreept en (anders) gekleurd op het scherm. (Hier is het een voorbeeld, dus géén hyperlink!)
Wat velen niet weten is dat ze de hyperlink-aanduiding kunnen verwijderen door bijvoorbeeld de cursor meteen ná de hyperlink-tekst te plaatsen en op ‘back­space’ te drukken.

Waarom is deze kennis nuttig? Eenvoudig: een hyperlink werkt alleen op het scherm, dus niet op papier en zou dus nooit als zodanig afgedrukt worden.
Het @ of www zijn al aanduidingen van digitale adressen!
Weliswaar kunt u overwegen de hyperlinks te bewaren in bijlagen bij een e-mail wanneer u vermoedt dat ze direct afgehandeld worden op de computer, maar verwijder de links wanneer de tekst bestemd is
Kiezen hoe te mailen = bewustwording! voor afdrukken.

Mede daarom gebruikt u vet, cursief of vet cursief of andere kleuren om delen van teksten te bena­drukken, terwijl u de onderstreep bewaart voor hyperlinks. (Hier is het een voorbeeld, dus géén hyperlink!)
Een onderstreep verlaagt immers significant de
leesbaarheid van die tekst.

In het verlengde hiervan is het zaak om ‘onnodige rommel’ op visitekaartjes en in brochures te vermijden.
Schrap woorden zoals ‘internet’, ‘website’ en ‘e-mail’.
Overweeg of u vandaag de dag eigenlijk zaken zou willen doen met iemand die niet weet dat www een website aanduidt of @ een e-mailadres is?
Zo ook: www duidt de meeste web-adressen aan dus gebruik http:// of https:// uitsluitend bij de URL’s zonder www.

In veel gevallen is het nog steeds nodig om onderscheid te maken tussen vaste en mobiele telefoon (en faxnummer voor het zeldzame geval u dat nog steeds nodig acht), dus zijn afkortingen zoals T, M (of C voor Cell) en F nuttig tenzij u iconen gebruikt.
Het is wel de moeite waard om te overwegen of het faxnummer op uw kaartje inmiddels overbodig is geworden of dat het er alleen staat als een klakkeloze gewoonte.
Hoewel de fax in enkele branches (verzekering, vervoer …) nog steeds wordt gebruikt, is deze in de meeste gevallen vervangen door de scanner en jpg- of pdf-bestanden als bijlage.

 

Volgende maand

Het 6e e-Gebod: Gij zult zinnig gebruik maken van bijlagen

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/het-5e-gebod-gij-zult-hyperlink-aanduidingen-vermijden-behalve-in-e-mails-en-op-websites/feed/ 0
Het 4e e-Gebod: Gij zult rekening houden met hoe uw bericht ontvangen wordt https://www.perfectpresentation.nl/het-4e-gebod-gij-zult-rekening-houden-met-hoe-uw-bericht-ontvangen-wordt/ https://www.perfectpresentation.nl/het-4e-gebod-gij-zult-rekening-houden-met-hoe-uw-bericht-ontvangen-wordt/#respond Tue, 22 Mar 2011 11:00:50 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=1101 Houd waar mogelijk rekening met de specifieke behoeften van uw correspondenten.
Niet iedereen ontvangt uw bericht zoals u denkt dat het er uit ziet op uw scherm.Kiezen hoe te mailen = bewustwording!
Voorbeeld: er zijn steeds meer gebruikers van Apple-computers; de kans bestaat dat het ontvangen van een bericht op een Windows-computer andere karakters laat zien. Met OpenOffice geldt hetzelfde.
Specifieke instellingen zorgen er zelfs voor dat een bericht in bijna onzichtbare en zeker onleesbare lijnen verschijnt … en zo zijn er allerlei mogelijkheden waardoor berichten verminkt overkomen.

Nog actueler misschien is het toenemende gebruik van smartphones zoals: ‘e-mail on the move’.
Wanneer u vermoedt dat dit het geval is:

  • gebruik HOOFDLETTERS als u tekst wilt benadrukken (dan valt het beter op)
  • als u een bijlage stuurt, zorg ervoor dat u deze specifiek noemt in uw bericht; het helpt als u de essentie van de bijlage ook beschrijft
  • houd uw bericht zo kort mogelijk, met de belangrijkste informatie aan het begin
  • stuur bewust een minimum aan ‘historie’ (of juist geen!)

Opmerking: sommigen ervaren HOOFDLETTERS als equivalent aan schreeuwen (en dus onbeleefd); beperk het gebruik ervan.

 

 

Volgende maand

Het 5e e-Gebod: Gij zult hyperlink-aanduidingen vermijden behalve in e-mails en op websites

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/het-4e-gebod-gij-zult-rekening-houden-met-hoe-uw-bericht-ontvangen-wordt/feed/ 0
Het 3e e-Gebod: Gij zult uw berichten nummeren https://www.perfectpresentation.nl/het-3e-gebod-gij-zult-uw-berichten-nummeren/ https://www.perfectpresentation.nl/het-3e-gebod-gij-zult-uw-berichten-nummeren/#comments Tue, 22 Feb 2011 11:00:10 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=1095 Stelt u zich voor: na een poosje uw e-mails niet te hebben bekeken, ontdekt u ver­schillende berichten van dezelfde correspondent over verschillende zaken.
In plaats van zoals gebruikelijk te reageren, en misschien met ‘Re’ en het onderwerp van het originele bericht, geef ieder bericht een nummer wanneer Kiezen hoe te mailen = bewustwording!u begint het onderwerpveld in te vullen – samen met (zie Het 2e e-Gebod) een passend onderwerp:

(1) Reactie op je verzoek om meer info

(2) Suggestie om de nieuwe klant ‘in te pakken’

(3) Productontwikkeling

… en zo voorts.
Deze benadering, samen met het ‘infoblok’ (datum, tijd, van, aan, onderwerp) van het oorspronkelijke bericht, maakt het veel makkelijker voor uw correspondent om de stortvloed aan reacties te hanteren!

Een engineeringbedrijf in Rijswijk, actief op een internationale markt en met veel contracten met overheidsinstanties, hanteert een systeem van code-herkenning.
Net als brieven ‘ref-nummers’ krijgen, krijgt ieder bericht een aparte code.
Alle voorafgaande berichten worden herhaaldelijk heen en weer gestuurd, zodat een eenvoudig bericht met de bevestiging van een afspraak enkele megabytes aan ‘historie’ en talloze ‘disclaimers’ meetorst!
Of dit werkelijk zinnig is, staat los van het simpele feit dat dit het gewoontegedrag is van deze organisatie …


Volgende maand

Het 4e e-Gebod: Gij zult rekening houden met hoe uw bericht ontvangen wordt


 

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/het-3e-gebod-gij-zult-uw-berichten-nummeren/feed/ 1
Het 2e e-Gebod: Gij zult de ontvangst van alle berichten bevestigen https://www.perfectpresentation.nl/2-gij-zult-de-ontvangst-van-alle-berichten-bevestigen/ https://www.perfectpresentation.nl/2-gij-zult-de-ontvangst-van-alle-berichten-bevestigen/#comments Sat, 22 Jan 2011 11:00:50 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=255
Het is nu zaak om deze stelling toe te lichten en aan te passen.
Natuurlijk bevestigt u geen ‘junk-berichten’ of cc’s die behoren tot de categorie ‘kijk hoe hard ik werk!’.Kiezen hoe te mailen = bewustwording!
Afhankelijk van uw functie zou het soms nuttig kunnen zijn om de essentie van ieder bericht te vernemen voordat u het schrapt of archiveert.
Misschien krijgt u lucht van interessante trends binnen uw organisatie die voor u nuttig zouden kunnen zijn! Informatie is tenslotte een basis van macht …

(On)zekerheid
Dit gebod is ontstaan uit de enige zekerheid die u heeft, namelijk het feit dat u op de ‘zend’-knop drukt.
Wat er daarna gebeurt, valt volledig buiten uw controle.
Heeft u ooit een bericht teruggekregen van een ‘Postmaster Daemon’, om welke reden dan ook?
Wees in zo’n geval blij, want dan kunt u actie ondernemen! Een percentage van alle berichten verdwijnt, een zwakte inherent aan de structuur van internet.
En heeft u weet van de software- of hardwareperikelen van uw relatie waardoor uw bericht verdwijnt?
Bovendien, het aantal berichten stijgt alsook het gebruik van de smartphone en tablet. Zo stijgt de kans dat uw bericht eenvoudigweg over het hoofd gezien wordt of ‘gewoon’ overgeslagen wordt in de dagelijkse drukte en verdwijnt dus ‘dieper’ in de inbox.

Imago
U heeft iedere dag uiteraard veel meer te doen dan alleen e-mailen.
Maar sta stil hoe u overkomt wanneer u berichten wél én passend bevestigt.
Zou dat in uw zakelijk voordeel kunnen zijn?

Voorbeeldoplossingen
Schrijf in het onderwerpveld zoiets als:

  • Dank voor je bericht, Jan! Ik kom er donderdag op terug! 🙂 DAVID
  • Heb nu geen ruimte om adequaat te reageren, Jan! Vraag Frans! 🙂 DAVID
  • Ik kom er z.s.m. op terug! 🙂 DAVID

U schrapt alle tekst uit het bericht (en zeker de ‘Disclaimer’!) behalve de 4-6 regels van het ‘info-blok’ onder de woorden ‘Oorspronkelijk bericht’.
Deze zijn nodig als referentie voor de inhoud van het bericht.

Schep de juiste verwachting
Beloof in uw korte tekst alleen wat u verwacht te kunnen afleveren; creëer de tijd en ruimte die ú nodig heeft.
Open een aparte ‘Nog te beantwoorden’-map of gebruik specifieke kleuren om berichten in uw inbox te markeren.
Onthoud dat Napoleon zijn post altijd zo’n 3 weken liet liggen voordat hij het opende.
Tegen die tijd waren de meeste zaken al opgelost en zeker niet meer actueel! (Rest de vraag of dit gedrag enig verband heeft met zijn teloorgang …)
Een ‘sub-gebod’ luidt: gij zult ook de ontvangst van brieven en pakjes bevestigen.
Het is waar dat iemand op kantoor hoogstwaarschijnlijk getekend heeft voor ontvangst, maar dat is anders dan dat de zender wéét dat het pakje aangekomen is.
Overweeg nogmaals hoe u overkomt wanneer u een eenvoudig kort bericht stuurt met deze tekst in het onderwerpveld:

Documenten zojuist gekregen, Jan! Ze gaan morgen, ondertekend, weer op de post! 🙂 DAVID

Pas op!
Er is maar een piepkleine beperking aan deze benadering van e-mail: er is een klein percentage van gebruikers dat geen gebruik maakt van het onderwerpveld noch dat veld léést (zien ze het eigenlijk?).
Van zulke gebruikers kan je een bericht verwachten met de opmerking: “Wablief? Ik kreeg een leeg bericht van je …”

Netwerken
Vele lezers van dit gebod weten al hoe waardevol een netwerk is, of het nu zakelijk is of privé.
Het is een algemeen feit dat ‘mensen andere mensen aardig vinden die op hen lijken’, waardoor we de neiging hebben om zaken te doen met degenen waarmee we ‘klikken’.
Hoewel er culturen zijn waar ‘bedanken’ inherent is aan het enkel ontvangen, zijn er ook veel culturen waar bevestiging van ontvangst van het geschenk nodig is – zoals met de woorden ‘dank u’.
Sta stil bij de vraag hoe lang hoe u verjaardagsgeschenken zou blijven sturen aan jonge neven en nichten als u nooit een teken van ontvangst
– laat staan enig teken van waardering – zou ontvangen.
Zo ook de waarde van het bevestigen van de ontvangst van berichten uit uw netwerk.
Bevestiging stimuleert de stroom van potentieel waardevolle informatie.
Het ligt aan ú om te schiften en te schrappen!

Ontvangstbevestiging?
Het is zaak om hier stil te staan bij de ‘leesbevestiging’.
Feitelijk is dit een verzoek om de ontvangst van het bericht te bevestigen, dat het ‘op uw scherm’ is verschenen.
Lezen van het bericht is immers een stapje verder!
Hoewel vele e-mailprogramma’s deze functionaliteit ondersteunen, is het ook waar dat er vele programma’s zijn (zoals Mail of Entourage in Mac OS) waar het ontbreekt.
Heeft ú correspondenten die een leesbevestiging als automatisch hebben ingesteld, zelfs voor ieder wissewasje dat ze sturen, zelfs een internetmopje? Geef toe dat u wel eens zo’n verzoek negeert.
We weten dus dat het er om vragen geen zekerheid biedt over de werkelijke ontvangst van het bericht – ondanks de vele e-mailers die in hun eigen nadeel geloven dat het wel zo is.

Oeps – systeemfout!
Zelf heb ik een opdrachtgeefst die nooit de ontvangst van mijn berichten direct bevestigde. Na een periode van drie maanden ontdekte ik dat ze feitelijk maar twee van mijn zeven berichten had ontvangen. De ontbrekende berichten heb ik opnieuw verzonden alleen om te ontdekken of er kennelijk een fout was bij de systeemadministratie van haar bedrijf, waardoor mijn berichten werden geblokkeerd zonder haar noch mij ervan op de hoogte te brengen. Omdat mijn opdrachtgeefster nooit door had wat het nut is van het bevestigen van berichten heb ik de gewoonte ontwikkeld om haar te bellen of een sms te sturen een uur na verzending om de ontvangst te controleren.

Gebruik het verzoek om een ‘leesbevestiging’ uitsluitend, als het uiterst belangrijk is, zoals met deadlines of met potentieel negatieve consequenties als het bericht niet ‘gezien’ wordt.
Soms is het voldoende om een zinnetje op te nemen in de tekst, voor de afrondende groet, met het verzoek om het bericht te bevestigen:

Tot slot, Jan, laat je me even weten of je dit bericht hebt ontvangen? Alvast bedankt!


Volgende maand

Het 3e e-Gebod: Gij zult uw berichten nummeren

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/2-gij-zult-de-ontvangst-van-alle-berichten-bevestigen/feed/ 1
De 10 e-Geboden: bewustwording met e-mail https://www.perfectpresentation.nl/de-10-e-geboden-bewustwording-met-e-mail/ https://www.perfectpresentation.nl/de-10-e-geboden-bewustwording-met-e-mail/#respond Wed, 22 Dec 2010 11:00:54 +0000 http://davidbloch.nl/davidsblog/?p=231 Vandaag de dag zijn internet en e-mail onontbeerlijk geworden voor zakelijke vooruitgang – laat staan voor het privégebruik.
Steeds meer mensen hebben voordeel aan de snelle en gemakkelijke communicatie die e-mail mogelijk maakt.
Toch zijn er vele manieren, zowel in de zakenwereld als in het meer (in)formele gebruik van e-mail, om de efficiëntie en waarde van dit communicatie­middel te vergroten.
Geniet van deze ‘10 e-Geboden’ als aanbevelingen.
Overweeg ze en als u ze nog niet gebruikt, begin ze geleidelijk aan toe te passen omwille van een hogere effectiviteit van uw e-mails!


Lees nú het 1e e-Gebod:

Gij zult een doordachte, nuttige en vriendelijke tekst gebruiken in uw afwezigheidsbericht (‘Out of Office’ ofwel kortweg OoO)

De OoO-functie is een ideale manier om de ontvangst van een e-mail te bevestigen en om de zender te laten weten dat er vertraging ontstaat bij het beantwoorden ervan.
De meerderheid van deze OoO-berichten zit onzorgvuldig (ondoordacht?) in elkaar.
Lees dit recent ontvangen voorbeeld:

Sta even stil bij de indruk die zo’n tekst geeft van het bedrijf waarvan dit komt!
Zeker als u kiest een Engelstalige tekst te gebruiken (wat wel past in een internationaal gerichte zakelijke omgeving), is het zaak om uw spelling en grammatica zorgvuldig te controleren.
Zo’n eenvoudig bericht is een belangrijke presentatie van zowel uzelf als uw bedrijf.

Kiezen hoe te mailen = bewustwording!

Stel uzelf verder deze vragen:

  • Is het belangrijk dat u weg bent tot een bepaalde datum?
  • Of is het belangrijker wanneer uw correspondent een reactie kan verwachten?

Hier is een acceptabele versie die perfect past bij deze zakenman; zijn contacten weten immers dat door de aard van zijn werk hij vaak op reis is:

Bovendien geldt het advies: laat weten op welke e-mail dit automatisch gegenereerde bericht betrekking heeft. Wel is het goed om hier op te merken dat veel systemen de mogelijkheid uitsluiten om meer dan één OoO te zenden aan dezelfde ontvanger. Andere systemen sluiten ook de mogelijkheid uit om de oorspronkelijke tekst, die in het onderwerpveld staat, op te nemen in het bericht.

Hier is een creatieve en vrolijke versie die een warme, vriendelijke indruk geeft:


Niet alle e-mailprogramma’s of netwerken zijn in staat om OoO-berichten te ver­zenden; en, het betekent wel dat een computer de hele tijd moet aanstaan, met potentiële risico’s zoals inbraak (hacking).
Overweeg voor kleine zaken of gewoon een meer flexibele en klantvriendelijke benadering een vriend of collega te vragen om uw (web-)mail na te lopen in uw afwezigheid.
Hij/zij kan junkmail schrappen, uw berichten sorteren volgens uw wensen en waar dat geschikt is, erop in de juiste taal reageren op bijvoorbeeld deze wijze:


Waar geschikt kunt u altijd zo’n zin toevoegen:

Deze stijl impliceert wel dat een ander reageert alsof ú het bent.
Sta stil bij enige mogelijke negatieve of riskante implicaties én besef dat het een oplossing is die als persoonlijk overkomt.
Misschien vindt u het eenvoudiger om uw e-mails automatisch door te zenden aan een collega die antwoord geeft met een reeds afgesproken tekst:


Uiteraard bent u vrij om de nodige afspraken met uw collega te maken om zo nodig passende actie te ondernemen en zelfs anders te reageren op een bericht.
De kern blijft: houd de (re)actie zo persoonlijk mogelijk.

 

Volgende maand

Het 2e e-Gebod: Gij zult de ontvangst van alle berichten bevestigen


 

]]>
https://www.perfectpresentation.nl/de-10-e-geboden-bewustwording-met-e-mail/feed/ 0