Er is een toenemende nadruk op kwaliteit in het zakendoen: een beter product,
klantgerichtere service, de beste ondernemer van het jaar, een nieuwe
en eenvoudige manier om bepaalde technische problemen aan te pakken. Maar
het verhogen van kwaliteit begint al bij een verandering in kwaliteitsbesef.
Wat is kwaliteit?
Er zijn vele manieren om kwaliteit te definiëren. Bijvoorbeeld: u
heeft net een offerte (lees: voorstel) opgesteld, het is het einde van
de dag, u sluit het kantoor en u brengt de post weg. Net als u de belangrijke
enveloppe in de brievenbus wilt werpen, hoort u een klein stemmetje in
uw gedachten: 'Oen, je hebt de naam van de klant verkeerd geschreven!'
OP DIT MOMENT HEEFT U EEN KEUZE. En nu is er sprake van kwaliteit: terug
naar het kantoor om de offerte opnieuw uit te draaien ... of ... gewoon
op de post doen. Hierbij draait het erom of u beseft dat het gaat om het
oogpunt van de klant, en om z¡jn waarneming. Bij kwaliteit in uw
wereld gaat het niet zozeer om de feiten (de offerte komt wel aan) maar
om de waarneming van de feiten! Dit soort voorbeelden
zijn legio. En u kunt er zelf ook wel een paar aangeven. Een kantoormedewerkster
die bezig is met de administratie vertikt het om op te zoeken of het 'De
heer' of 'Mevrouw' is, dus schrijft ze 'De heer/mevrouw'. Verder vindt
ze het ook onbelangrijk of ze de (juiste) voorletters bij de naam schrijft
en ze laat deze dus achterwege. |
Een
receptioniste die het 'te druk' heeft met een telefoongesprek of een klant
om een zojuist binnengekomen bezoeker even met oogcontact en een glimlach
te begroeten ...
Kwaliteit is het functioneren
vanuit het standpunt van de klant. Dit geldt voor de medewerkers in uw
eigen bedrijf of de medewerkers van uw (eventuele) hoofdkantoor. Kwaliteit
is het omgaan met keuzes en het creëren van keuzes. Kwaliteit is
het handelen vanuit het besef dat het doel van uw onderneming 'geld verdienen'
is door de problemen van de klant tot zijn tevredenheid op te lossen.
U kunt het, uw medewerkers kunnen het ... als u maar wilt.
Enkele tips voor het
verhogen van de kwaliteit
Vraag iedereen van laag
tot hoog: 'Wat maakte je boos vandaag? Wat irriteert je regelmatig in
je werk?' Hoor de reacties aan en ga niet in discussie. Vraag eventueel
om uitleg, en vraag vooral om suggesties om de bron van de ergernis op
te heffen.
Bel vijf tot tien klanten
per week en vraag wat ze van u en uw bedrijf vinden. Wat zouden ze graag
van u willen?
Analyseer uw klantenbestand
en de koop- en servicegegevens die u van uw klanten heeft. Stel u verkoopt
machines. |
Stuur bijvoorbeeld
net zoals vele tandartsen dat doen - een herinneringskaart voor een servicebeurt.
Misschien gecombineerd met een of andere (product)actie!
Controleer of u
en uw medewerkers de naam van de klant gebruiken tijdens (telefoon)gesprekken.
Als een baliemedewerker
het heel druk krijgt, kijk naar de mogelijkheid om dat tijdelijk op te
heffen. Bijvoorbeeld door zelf in te springen of door in ieder geval contact
met de wachtenden te houden.
Zorg er voor dat een telefoongesprek
geen prioriteit krijgt boven een persoonlijk gesprek. U mag wel, met instemming
van de bezoeker, de telefoon opnemen, maar dan is het verder een kwestie
van snel afwikkelen: 'Mag ik u over vijf minuten terugbellen? Op welk
nummer? [herhaal nummer] Dank u, meneer Janssen, en tot straks.' Of uiteraard,
doorschakelen.
Leer complimenten en feedback
aan uw medewerkers te geven - leer van datgene waar u feedback over geeft.
Kijk verder dan uw eigen
organisatie. Er is veel te leren van hoe collega's (waaronder zij in het
buitenland) werken. Maak studiereizen en sta open voor andere manieren
om uw werk te doen. Voer uw flexibiliteit op!
Huur een extern consultant in om u te behoeden voor bedrijfsblindheid! |