De tre ingredienser til succesfuld prsentere
Hvis du nsker at kommunikere effektivt, hvad enten det er en prsentation, et forretnings brev, en rapport eller en telefon samtale (eller endda en bog), vil du have god brug for de flgende tre "ingredienser". Det enkle koncept "INFMOTENT" vil hjlpe dig til at huske dem.
"INF" = informere
Du nsker at formidle en bestemt mngde information i din prsentation. Sprgsmlet er: hvor meget? Du har kun en begrnset mngde tid (eller effektiv plads, hvis det er p skrift - tnk p en email!), og din lytter kan kun rumme en bestemt mngde i den tid. Hvis du kun forholder dig til fakta og tal, s vr sikker p: dette er ikke, hvad kommunikation handler om. Du har sikkert ogs bemrket, at du er mere eller mindre modtagelig p nogle tidspunkter af dagen. "Dykket" efter middag er velkendt for os alle (ofte refereret til som en "begravelses session"!). Hvis du nogen sinde har givet timer om aftenen til deltids studerende med fuldt job, vil du genkende, at deres beholdere hurtigt er fyldt! Og nr sandheden skal frem, hvor effektive er disse lange, sene aftenmder?
En tommelfinger regel for din prsentation under optimale omstndigheder er 70% "gammel" og 30% "ny" information. Det er op til dig at skelne mellem, hvad der er "gammelt", og der er "nyt". Hvad Per har vidst i revis, er fuldstndig nyt for Poul. Effektiv prsentation er frem for alt et sprgsml om indfling. Det er ikke noget, du gr ligesom at flge en opskrift, og det er ikke kun et sprgsml om at lre som en remse.
"Gammel" information er alt, hvad du anser for at vre bekendt. Det er fortllinger og praktiske eksempler fra din erfaring -
din erfaring. Det er sammenligningerne, sprgsmlene du stiller dine lyttere, det er specielt de dele af din prsentation, som dine lyttere genkender og allerede er fortrolig med.
Det er en myte, at mennesker ikke vil hre, hvad de allerede ved. Det er helt modsat: det er det gamle, genkendelige, let fordjelige materiale som "brer" den nye viden. Det kan vre nye oplysninger, statistiker, opdagelser, politiske beslutninger, forsknings resultater, nye produkter ... hvad som helst. Nr du lser faglitteratur - selv denne artikel - er det prcist det faktum, at s meget af teksten er genkendelig, som gr den lselig!
Da jeg var barn, havde jeg feber og var ndt til at tage en aspirin. Uf, bittert! Min kloge gamle mor knuste pillen mellem to skeer, og blandede pulveret med en stor skefuld af hendes egen lkre jordbr marmelade. Som Mary Poppins s rigtigt synger: "En skefuld sukker fr medicinen til at glide ned ...!"
"MOT" = motivere
Forestil dig at du prsenterer et produkt eller en ydelse. Du ved, hvad der er perfekt for din kunde. Du ved det, men han har stadig tilbage at opdage det. Du m motivere ham til at kbe.
Et sprgsml: er det muligt at motivere kun med ord? Kun ved brug rationelle argumenter?
Jeg stoler p at du svarer "nej". (Hvis du siger "ja", hvordan kan det s vre at s mange er overvgtige, fordi de spiser eller drikker for meget, fortstter med at ryge eller kre for strkt?)
Betragt "motivere" som synonym til "begejstre". Nr du virkelig tror p dit produkt, din ydelse, din politiske beslutning, dit arbejde ... dig selv ..., og du udstrler dette, s vil du gre det rette indtryk p din kunde (lytter, lser). Dette er nr du kommunikerer med din naturlige energi (entusiasme), som er den egentlige brer af dit budskab.
"ENT" = entertaine
At underholde - entertaine - er mere, end du mske forstiller dig. Det kan vre en sang eller dans, det kan vre et jonglr nummer for at symbolisere en proces, som er vigtig for din prsentation.
Men det er ogs dit smil, s vel som den opmrksomhed du viser for dine lytteres velbefindende og behov. Andre eksempler fra prsentationens verden:
- St i dren og tag imod dine lyttere, dit publikum. Hils p dem personligt og brug navn nr muligt.
- I stedet for at st eller sidde med de andre talere og dirigenten, g ud og snak med dine gster.
- Giv liv til din prsentation og rummet med plakater og fotografier.
- Spil et passende stykke musik, mens dine gster ankommer.
- Vov at give slip p din skrevne tekst, tonsvis af overheads og lysbilleder, og f en rigtig kontakt med dine lyttere.
- I en skrevet tekst er det lige vigtigt at bruge ordet "Du" mere end "jeg", at bruge et citat for at sttte din pointe, og fremfor alt bruge opstningen af siden eller skrmen til at gre din tekst mere attraktiv.
Kort og godt, underholdning er en bredere tilgang til "indpakningen" af dine oplysninger, at gre det mere sjovt og let fordjeligt. At prsentere er at optrde, og en smule teater udretter mirakler.
Problemet er, at hvis du ikke risikerer noget, vil du risikere endnu mere.
Erica Jong
Humor
Hvor passer vittigheder ind? Nu vel, egentlig ingen steder. Bare at fortlle en vittighed uden anden grund end det, er noget ganske andet end relevant humor.
Bob kommer for at rdfre sig med mig om en vigtig prsentation, han skal give om kort tid. Jeg sprger ham, hvordan han har tnkt sig at begynde.
"Jeg havde tnkt mig at begynde med en vittighed," siger han.
"Hvad nsker du at opn," sprger jeg ham (mens jeg bevidst undgr at stille "hvorfor" sprgsmlet.)
"Tja, jeg har hrt at det er god mde at f publikums interesse i begyndelsen".
"Hr her, Bob, nr du gr op for at prsentere, s vil den mde du ser ud p, skaffe dig al den opmrksomhed, du nsker. Det kan jeg garantere dig!"
Selvflgelig er humor vigtig. Vi mennesker lrer bedre med et smil. Og hvis du kan bruge noget som du nyder, vil du selv have det sjovt, hvilket du vil udstrle til dine lsere eller lyttere. En god mde at starte p, er at vise at du nyder det du gr. Du vil blive overrasket over, at du ogs kan bruge passende former for underholdning i din forretnings korrespondance. Gr alt for at forge tekstens lsevenlighed, for at f og fastholde lserens opmrksomhed.
Den gyldne regel er: jo mere afslappet og veltilpas, du fler dig, jo strre chance har du for at kunne bruge den spontane og passende humor.
Sagt p en anden mde: se p hver prsentation for at se hvordan du kan udtrykke din entusiasme for emnet. Se hvad du kan gre for at n strste delen af dine lyttere det meste af tiden, og hjlpe dem til at dele din glde.
Det er op til dig at turde gre dette. Den ene gang efter den anden har klienter vret enig i at et af mine forslag ville vre godt, men at de ikke turde gre det.
Alfred er topdirektr hos jernbanerne. Han fortller mig, hvad han nsker at opn med sin prsentation, og forholdene under hvilke det skal foreg. Han er en stille, pnd mand, som str solidt med begge ben p jorden. Og han elsker alt som har med jernbaner at gre. Jeg foreslr, at han skal komme ind ifrt en konduktrhat og jakke og begynde at blse i sin fljte og lgge sin kasket p bordet. Til slut blse i sin fljte, tage kasketten p igen og g. "Det lyder godt," siger Alfred. "Men jeg tror ikke jeg tr gre det." Slut p historien, spild af en god id, spild af en god vkst mulighed. Du vil helt sikkert opdage selv, at blive en bedre fremlgger indebrer "at strkke sig" og vokse.
Yderligere overvejelser
Din klient kommer til dig af to grunde. Hvad er en "klient"? Husk, det omfatter et "prospekt" (potentiel klient), en lytter, en lser, selv din interviewer til et nyt job.
De nsker alle at blive forsikret om, hvem de er og hvad de gr (som for eksempel at bruge tid sammen med dig); og de sger en lsning p deres problem. Mens du forbereder din prsentation er det vrd at overveje disse simple trin:
- Klienten har et problem. Han kommer til dig fordi du er ekspert (eller: anses for ekspert) p dette omrde.
- Du gr det klart, at du genkender dette problem. Du bruger tilstrkkeligt "gammelt" materiale til sttte for dig (historier, referencer, citater) s at klienten bliver ved med sige, nikke eller tnke "ja" (han genkender dine synspunkter). Du taler og skriver ud fra hans synsvinkel. P denne mde fler han sig anerkendt og "set" af dig.
- Du viser, at du har en lsning. (klienten fler, der er hb).
- Du prsenterer lsningen (hvilket betyder med den ndvendige "indpakning") og du motiverer til kbet. Husk, det krver bde det hndgribelige og uhndgribelige.
Mere om motivation
Du motiverer dig selv, nr som helst du har ml. Det er en meget god id at bruge tid og energi p at evaluere, hvor du er i dit liv, hvor du er p vej hen, og hvor du gerne vil g hen! Du motiverer andre ved at dele dine ml med dem, eller vise dem deres egne ml, som de kan blive begejstret for.
Vi opfrer os som om at komfort og luksus er de vigtigste behov i livet, men alt vi behver for at gre os lykkelige, er noget at vre begejstret for.
Charles Kingsley
Dem, ikke dig!
Hvis du holder fast i - som mange talere gr - kun at prsentere ud fra dit synspunkt og fordel ("jeg, jeg, jeg" som brugt af kortsynede, egoistiske talere eller desperate job ansgere), s vil du misbruge den grundliggende velvilje og benhed hos dit publikum til at flge dig, og de vil miste interessen. Husk: hver enkelt er der for sig selv, og din klient er mere vigtig end dig, nr du prsenterer! Prsenter ud fra hans fordele, hans vinding, hvad han kan gre med din information, produkt eller ydelse.
RIEM
Dette er en forkortelse (udtales "ream") som forstrker INFMOTENT princippet. Venligst bemrk rkkeflgen!
- Relationship
Husk at bygge en bro mellem dig og din lytter fr du gr videre til at forsyne ...
- Information
Usikkerheden hos mange drlige talere er en af grundene til, at de springer over frste trin og gr lige til dette trin. Trods alt, fakta og tal er sikre - og upersonlig. Ja, fakta er vigtige, men de er kun effektive, nr broen af samhrighed er p plads. Men hvad skal lytteren gre med disse oplysninger? Det er p det tidspunkt, at din personlige energi og entusiasme skal lede til det centrale ...
- Emotion
Dette er "brndstoffet", som fr lytteren rigtig interesseret i, hvad du fortller. Det er grundlaget for lytterens ...
- Motivation
Husk, han skal gre noget med, hvad han hrer, han skal bevges til handling, selv om det kun er en ndring i hans mde at tnke p. Ellers spilder du din tid. Flelsernes energi er det som forbinder den objektive prsentation med den subjektive handling af lytteren.
Noget mere om "flelser"
Du undrer dig (eller bekymrer dig) om denne del, s det vil vre nyttig for dig at vide, at det ikke forventes at du skal begynde at spille skuespil, blive melodramatisk eller f folk til at tro, at du er klar til et besg hos en psykolog!
"Flelser" som anvendt her omfatter:
- ansigts udtryk: bevg dine jenbryn, ligesom dine lber kan skilles i et smil, venligt eller p anden mde; dine jne kan vre bne, og du bruger dem til at se med og p dine lyttere. Hvis du imidlertid stirrer p dine lyttere, eller kaster din opmrksomhed p kun en af dem, vil det sandsynligvis skabe den forkerte flelsesmssige reaktion!
- dynamik (krop): brug dine hnder og arme til at lave funktionelle bevgelser. Det hjlper, hvis du slapper af eller "bldgr" dine skuldre. Bevgelser: Hvis du gr rundt eller str stille hele tiden, er det ikke den slags dynamik du har brug for! Det handler om variation: bevg din krop, st stille, gestikuler, vr i ro.
P papir eller skrm kommer den tilsvarende dynamik til udtryk i layout, valg af skrifttyper, strrelse af bogstaver, og varieret brug af fed eller kursiv skrift (undg understregninger eller blokke af tekst kun MED STORE BOGSTAVER).
- dynamik (stemme): enhver form for ensformighed er ikke dynamik. Det handler igen om variation, om at vre tilstrkkelig afslappet og bevidst, s du kan trkke vejret dybt, og f variation i betoning og hastighed i din stemme. Hvilket indeholder den ndvendige stilhed!
- dynamik (sprog): nutid, aktiv i stedet for passiv stemme fring, positive formuleringer, korte stninger, uformel sprog stil (pas p: undg indforstet sprog, srlig i flerkulturelle sammenhnge). Det handler om at bruge ord som taler til flelserne snarere end fornuften og intellektet. Sammenlign disse eksempler, og beslut for dig selv, hvilke der er "flsomme":
- Jeg arbejder hos firma ABC ... eller: I firma ABC har jeg ansvaret for ...
- Jeg synes om dette produkt ... eller: Bare tanken om dette produkt gr mig begejstret ...
- Dette er en god lsning ... eller: Denne lsning vil hjlpe dig til at gre din behandlingstid kortere ...
Det er op til dig
Du har lst her om mange mder, hvor p du kan gre din prsentation mere spndende, og have mere sjov selv. I hvor hj grad du er parat til at udfordre dine vaner, at rkke ud og eksperimentere med at n dine lyttere og lsere, og vre mere succesfuld i din kommunikation ... det er nu op til dig!
David Bloch, Perfect Presentation
