Om de juiste openingstoespraak voor een beurs te schrijven, is het essentieel om eerst naar het wat en waarom van een beurs te kijken.

B&T

B&T is een afkorting om (vak)beurzen en tentoonstellingen aan te duiden. Het is een begrip onder vaklui, dat we ook hier in dit artikel zullen gebruiken. Er zijn verschillende soorten B&T, van plaatselijke bedrijvenbeurzen, georganiseerd bijvoorbeeld door een vakvereniging of de Kamer van Koophandel, tot internationale beurzen zoals in de RAI of de Jaarbeurs.

Waarom B&T?

Als u ooit in Brussel bent geweest, dan herkent u de straten waar alleen maar restaurants zijn. In markten in Marokko of Egypte komt hetzelfde verschijnsel voor: een straat van tapijtenhandelaars of een straat van goudsmeden. In Nederland kent u vast de 'woonboulevard' of 'meubelboulevard'.

B&T is dus een gelegenheid om onder één dak vakbroeders of branchecollega's bij elkaar te brengen, of het gaat om een themabeurs als de Huishoudbeurs, of een vakbeurs als de ROKA (voor alles wat te maken heeft met supermarkten in Nederland).

Er zijn veel redenen waarom B&T werkelijk plaatsvindt, zoals:

- het commerciële belang van de organisatoren (een beurs is tenslotte een 'product'; ze creëren een 'markt' en kweken het idee onder potentiële deelnemers dat het gevaarlijk of nadelig zou zijn om weg te blijven)

- de behoefte aan saamhorigheid onder deelnemers ('samen zijn we sterk', 'kijk naar ons')

- de behoefte om nieuwigheden tentoon te stellen

- de wens om potentiële (buitenlandse) opdrachtgevers te trekken

- de wens om bestaande cliënten of relaties te imponeren en te tracteren

- gebruik te maken van de gelegenheid om spijkers met koppen te slaan: keihard te verkopen, meestal met eenmalige 'beurskorting' (veel inkopers wachten met kopen tot de beurs om een nóg betere 'deal' te kunnen slaan)

- publicitair voordeel te halen door speciale acties, 'stunts', lanceringen (van nieuwe producten; dit trekt de aandacht naar de ene stand, weg van de concurrent)

- nieuwe contacten leggen ('leads').

Wie zijn de bezoekers?

Wie bezoekt B&T hangt sterk af van wat voor B&T het is. Een plaatselijke bedrijvencontactbeurs trekt bijvoorbeeld minder buitenlandse bezoekers dan GRAFIVAK (de wereldvakbeurs voor de grafische industrie, een treffer voor Nederland). Globaal kunnen we de volgende bezoekers onderscheiden:

- bestaande relaties (meestal op uitnodiging)

- cliënten en prospects (uitgenodigd)

- cliënten en prospects (die uit zichzelf komen)

- zoekers naar oplossingen voor problemen die ze weten te hebben

- zoekers naar oplossingen voor problemen die ze nog niet hebben ontdekt

- concurrenten en toeleveranciers, die niet op de beurs staan

- concurrenten en mededeelnemers

- de (vak)pers

- politici en ambtenaren van betrokken ministeries

- dagjesmensen ('heeft u nog stickers voor mij, en een tasje?')

Diverse toespraken

Naast seminarpresentaties tijdens B&T worden er verschillende openingstoespraken gehouden:

- de algemene toespraak (opening)

Deze wordt gehouden door een politicus - landelijk of plaatselijk - of een beroemdheid.

- de beperkte

Veel standhouders beseffen het belang van een 'kick-off', een toespraak aan de medewerkers van het bedrijf, die de stand bemant tijdens de beurs. Het is vaak de 'grote baas' of de commercieel directeur die zijn personeel toespreekt.

Drie ingrediënten van alle succesvolle toespraken

Stel dat u de aangewezen spreker bent, en u wilt er een succes van maken. Of u de toespraak zelf opstelt, of u laat een ander het voor u schrijven, het is in uw voordeel dat de volgende drie 'ingrediënten' te vinden zijn in uw toespraak. Het eenvoudige begrip 'INFMOTENT' helpt u eraan te denken.

- 'INF' = INFORMEREN

U wilt bepaalde informatie overdragen. Maar, hoeveel kunt u in de beschikbare tijd en ruimte presenteren, en hoeveel kunnen uw afnemers opnemen in die tijd? Als u alleen informatie verstrekt, is dat géén communicatie. Ook is het ene tijdstip van de dag geschikter dan het ander. De bekende 'dip' na de lunch treft velen van ons!

Een eenvoudige vuistregel is: onder optimale omstandigheden kunt u 70% 'oude' en 30% 'nieuwe' informatie kwijt. U zult zelf moeten aanvoelen wat 'oude' en wat 'nieuwe' informatie is, want wat Piet al lang weet, is voor Jan een nieuwtje.

Effectief presenteren is een kwestie van gevoel. Het is niet iets dat u volgens vaste regels - en ook niet uit uw hoofd - kunt doen.

'Oude' informatie is alles wat u als bekend veronderstelt: anekdotes, vergelijkingen en zelfs vragen aan uw luisteraars. Nieuwe informatie houdt in onthullende feiten, statistieken en het bekendmaken van recente beleidsbeslissingen. Wanneer u vakliteratuur leest, leest het makkelijk juist omdat u al zoveel weet. Oude, bekende, 'verteerbare' informatie is de essentiële verpakking van de nieuwe informatie.

Besef dat uw luisteraars bij zo'n B&T-toespraak weinig ge‹nteresseerd zijn in nieuwe informatie.

- 'MOT' = MOTIVEREN

Een belangrijk deel van uw taak is 'motiveren'. Een vraag: is het mogelijk een ander te motiveren alléén met woorden? Alléén met rationele argumenten? Nee. Beschouw motiveren als synoniem van enthousiasmeren. Als u werkelijk achter uw taak als spreker, achter uw functie of organisatie ... en uzelf ... staat, en u straalt dit uit, dan maakt u de nodige indruk op uw luisteraars. Dán communiceert u via uw natuurlijke energie en dynamiek, die de werkelijke dragers zijn van uw boodschap.

Dit is het belangrijkste onderdeel van een effectieve B&T-toespraak.

- 'ENT' = ENTERTAINEN

'Entertainen' is meer dan u denkt. Uw glimlach is entertainment, net als uw belangstelling en aandacht voor de luisteraar. Durf afstand te nemen van uw opleesverhaal; gebruik minder of zelfs géén sheets en dia's; maak meer contact met uw luisteraars.

Entertainment betekent een brede kijk op de algemene verpakking en is het aankleden, het 'leuk' maken van de presentatie.

Een B&T-toespraak moet leuk en onderhoudend zijn.

Humor

Uiteraard hoort humor erbij. Laat zien dat u plezier heeft in wat u doet. 'Humor' is niet het effect van dijenkletsers (hoewel als dat spontaan gebeurt, kan het prima zijn). Het is vooral dat, wat maakt dat de luisteraars ontspannen en met een glimlach naar u luisteren.

Geforceerde humor mislukt vaak; het komt tenslotte als onecht over. Moppen werken prima als ze relevant zijn. De gouden regel is: hoe meer ontspannen u bent, hoe meer kans u heeft op relevante, spontane humor die altijd aanslaat. Let op: humor moet RELEVANT zijn!

Om het nog eenvoudiger te zeggen: kijk naar hoe u uw enthousiasme kunt tonen. Wat u kunt doen om het de meerderheid van uw luisteraars, net als u, naar de zin te maken.

Nog meer over motiveren

U motiveert uzelf wanneer u weet waaróm u uw toespraak houdt.

Alleen omdat het 'zo hoort', is onvoldoende!

U motiveert een ander ook door doelen te geven die hem aanspreken. Wanneer u alleen in úw voordeel presenteert - het 'ik, ik, ik' zo typerend voor arrogante sprekers - verspeelt u de aanvankelijke welwillendheid van het gehoor en verliest u de belangstelling. Vertel hoofdzakelijk in het voordeel van de luisteraar. Vertel hem onomwonden wat hij met uw informatie (de reden voor de beurs) kan doen.

'Features and benefits'

Letterlijk: eigenschappen en voordelen. Uit het vorige zult u begrijpen dat 'voordelen' interessanter zijn voor de luisteraar dan 'eigenschappen'. Wanneer u als spreker vertelt over het verdubbeld aantal vierkante meters vloeroppervlakte is dit een 'eigenschap'. Veel interessanter is het voordeel te vertellen:

'Dit is uw beurs, uw gelegenheid om contacten met huidige relaties te versterken, uw kans om nieuwe relaties te leggen. Dit jaar is deze beurs groter dan ooit, een totaal van meer dan x duizend vierkante meters, waardoor dit jaar 76 - ja, 76 extra deelnemenede bedrijven - dat is 35% méér dan vorige jaar - ook hun relaties uitnodigen. En door deze veel uitgebreider vertegenwoordiging van uw vak, kunnen we ons verheugen op een significant groter aantal bezoekers uit het buitenland. Méér kans voor u dus om de nodige contacten te leggen, om goede zaken te doen.'

Het duurt langer, u vertelt meer, maar uw boodschap komt duidelijker over.

Uw luisteraar is er voor zichzelf

Of het gaat om de formele, plenaire opening van een beurs, of de motiverende 'kick-off' voor de eigen standmedewerkers, onthoud altijd dat de luisteraar er is voor zichzelf. Niet voor u. Het is aan u om hem te herinneren aan het waarom van zijn aanwezigheid, zowel op dát moment als gedurende de hele beurs. Het is aan u om hem te herinneren aan het belang en aan de doelen - zowel persoonlijk als van het bedrijf - van deze deelname.

Valkuilen

Hier is een selectie van de meest voorkomende fouten:

- De spreker houdt zich met zichzelf bezig

Zijn toespraak is doorspekt met 'ik'. Gebruik veel 'u' (of 'jullie') en 'wij ... samen'.

- Het verhaal slaat nergens op

Een toespraak wordt 'uit de kast' gehaald, en mist de ware aansluiting met de luisteraars en de actuele gelegenheid. Zorg voor de juiste aansluiting.

- Te filosofisch

Ik heb ooit een openingstoespraak gehoord dat begon met Adam en Eva, ging verder over de Griekse goden, en beëindigt met de leer van Buddha! Tja, dit was het lievelingsonderwerp van de spreker. Houd het vooral praktisch en toepasbaar.

- Clichés

'Op weg hier naar toe vandaag ...'

'Ik ben niet de grootste expert op dit gebied ...'

'Hoewel er weinig tijd was voor de voorbereiding ...'

En dan de bekende clichés als: 'Goedemorgen, dames en heren' en 'Dank u voor uw aandacht'.

Zoek iets nieuws, iets origineels. Spreek uit uw hart, niet uit uw hoofd.

- Het verhaal is saai

Ter herhaling: Spreek uit uw hart, niet uit uw hoofd. Het mag ook leuk zijn, de luisteraars mogen het ook naar de zin hebben! Er is geen excuus voor een saai verhaal.

- Niet congruent

Gedreun: 'Goedemorgen dames en heren wat ben ik blij om u allen in zulke grote getalen hier te zien.' Dit terwijl de oplezer (een bekende politicus) uitsluitend naar z'n papieren kijkt, klinkt alles behalve blij, en wij luisteraars kunnen nog net de kruin van zijn hoofd zien boven de lessenaar. Wees congruent: de juiste taal en het juiste stemgeluid, gekoppeld aan de juiste gebaren, beweging en mimiek.

Tips

- Plenaire openingstoespraak: vraag de organisator welke uitdrukkingen hij wil horen tijdens uw toespraak; pas ze aan waar nodig.

- Weet hoe u wilt overkomen, en wat de luisteraars van u verwachten.

- Waar geschikt, zorg voor een spannende titel van uw openingswoord (dit in plaats van: 'Openingswoord door de heer ...').

- 'Kick-off': besef dat B&T-deelname keihard werken is - motivéér vooral uw medewerkers.

- Vertel in het voordeel van de luisteraars.

- Vermijd negatieven en negatief-klinkende uitdrukkingen.

- Spreek zoveel mogelijk in de tegenwoordige tijd.

- Gebruik veel 'u' en korte zinnen.

- Houd het kort.

- Houd het nog korter dan u zojuist dacht.

- 'Stand up, speak up, shut up.'

David Bloch
PERFECT PRESENTATION


Presentations - Consultancy - Training
Seminars - Workshops - Individual sessions
Dutch - English

Het wat en waarom van een (vak)beurs

Het nut van een openingstoespraak

Valkuilen